Сравнить коммерческие предложения значит привести их к одному виду и сопоставить по одинаковым критериям. Пока предложения лежат в разных файлах и разных форматах, сравнения нет: есть несколько цен, вырванных из контекста.
Дальше по порядку: какие критерии брать, как пересчитать предложения к общему знаменателю, как собрать таблицу и как оформить обоснование выбора.
По каким критериям сравнивают КП
Критериев обычно восемь, и цена только один из них. Ниже то, на что смотрим мы, и то, где чаще всего прячется разница между «дешевле» и «выгоднее».
| Критерий | Что смотрим | Где прячется разница |
|---|---|---|
| Цена и валюта | Цену за единицу и итог по предложению | НДС в цене или сверху, цена за упаковку против цены за штуку, курс на разные даты |
| Срок поставки | Когда позиция окажется у вас на складе | «От трёх дней» против «три рабочих дня с момента оплаты» |
| Наличие | Что есть сейчас, что под заказ | Половина позиций в наличии, вторая половина через месяц |
| Номенклатура | Совпадают ли позиции с вашей заявкой | Вместо запрошенной позиции подставлен аналог |
| Условия оплаты | Предоплата, отсрочка, оплата частями | Скидка за стопроцентную предоплату меняет итоговую цену |
| Гарантия и сервис | Срок гарантии и что в неё входит | Гарантия есть, а доставка брака туда и обратно за ваш счёт |
| Скидки и спецусловия | Условия скидки и срок её действия | Скидка действует до пятницы, а поставка нужна в следующем квартале |
| Реквизиты поставщика | Кто именно продаёт и с кем договор | Предложение от одного юрлица, счёт выставляет другое |
Восемь строк выглядят избыточно ровно до первой закупки, где выбрали по цене, а получили поставку через два месяца и вывоз брака за свой счёт.
Приведение к единому виду
Прежде чем сравнивать, предложения надо пересчитать в одни и те же единицы. Иначе таблица сравнивает не поставщиков, а способы оформления прайса.
- цена за одну и ту же единицу: штука, упаковка, килограмм, погонный метр;
- валюта одна, по курсу на зафиксированную дату, и дата записана;
- НДС одинаково: либо у всех в цене, либо у всех сверху;
- доставка и упаковка либо внесены в цену у всех, либо вынесены у всех;
- срок от одной точки отсчёта: от оплаты, а не «от заявки» у одного и «от оплаты» у другого.
Как собрать таблицу сравнения
- Соберите все предложения в одно место, включая присланные в переписке и голосом на встрече.
- Вынесите критерии в столбцы, поставщиков в строки. Так таблица читается сверху вниз и не разъезжается, когда появляется девятый участник.
- Пустую клетку заполняйте словами «не указано», а не прочерком. Отсутствие условия это тоже условие, и оно обсуждается с поставщиком.
- Пересчитайте цену к общей единице и валюте, а срок к общей точке отсчёта.
- Отметьте, какие критерии в этой закупке решающие. Их редко больше трёх.
Последний шаг делается до того, как вы увидели итоговые цифры. Иначе решающими окажутся те критерии, по которым выигрывает предложение, уже понравившееся глазу.
Чем обосновать выбор
Обоснование это не абзац «выбран как оптимальный», а таблица и одна фраза о том, почему решающими были именно эти критерии.
Проверяющему через полгода нужны три вещи: из чего выбирали, по каким критериям и кто решал. Если сравнение жило в чьём-то файле на рабочем столе, ответа нет.
Поэтому история сравнений это не украшение сервиса, а то, что превращает выбор поставщика в решение, которое можно защитить.
Что ломается при сравнении вручную
- Перенос данных. Цифра из PDF в Excel переносится руками, и ошибка в разряде не видна, пока не придёт счёт.
- Разные форматы. Предложения приходят в PDF, сканами и письмами, и половина времени уходит на приведение их к таблице, а не на переговоры.
- Упущенное условие. Скидка за объём в сноске внизу второй страницы меняет расстановку мест, если её вообще заметить.
- Нет истории. Через квартал закупка повторяется, и сравнение собирается заново с нуля, хотя поставщики те же.
Это рутина, которая стоит часов закупщика и не добавляет к решению ничего, кроме риска ошибиться.
Как это делает IntDoc
IntDoc берёт пачку документов поставщиков, вытягивает из каждого поля, приводит предложения к единому виду и показывает лучшее с обоснованием выбора.
Вытягиваются те самые критерии: цена и валюта, срок поставки, наличие на складе, номенклатура и позиции, условия оплаты, гарантия и сервис, реквизиты поставщика, скидки и спецусловия.
Документы принимаются как есть: PDF, сканы, фото с телефона, Word, Excel, письма, прайс-листы, счета и КП. Результат выгружается в Excel, в CRM и в Битрикс24, история сравнений остаётся внутри.
Стоимость считается под объём: три уровня подключения, от первого небольшого потока до тендеров и крупных закупок. Начинаем с демо на ваших реальных предложениях.
Если предложений в месяц три и приходят они в одном формате, хватит аккуратной таблицы и дисциплины. Автоматизация окупается там, где КП десятки, форматы разные и закупка повторяется.
Что остаётся за человеком
Выбор поставщика. Система сводит данные и показывает лучшее предложение по заданным критериям, но решение и ответственность за него не передаются.
И проверка спорных мест. Сноска, приписка в письме, устная договорённость менеджера: это читает человек, и в первые недели такие места стоит сверять глазами.
Сравнение предложений это одна задача. Сличить две редакции одного договора и найти, что изменил контрагент, задача другая, со своими правилами. А после закупки документы уходят дальше, и там начинается работа с первичкой в учёте.