Начинать стоит не с выбора системы и не с интеграции, а с демо на ваших реальных документах. Пока никто не видел, как читаются именно ваши КП, счета и прайс-листы, любой план внедрения держится на предположении.
Ниже порядок, по которому мы идём. Он не догма, но каждый шаг здесь стоит на результате предыдущего, и перестановка обычно стоит времени.
Порядок этапов
| Этап | Что делаем | Что у вас на руках после |
|---|---|---|
| Демо на ваших документах | Берём пачку реальных КП, счетов и прайс-листов, разбираем их и показываем сравнение поставщиков | Ответ на вопрос, читаются ли ваши документы и что именно из них достаётся |
| Разбор процесса | Смотрим, откуда приходят документы, кто сводит таблицу, где фиксируется решение | Карта шагов и список мест, где уходит время |
| Поля и критерии | Договариваемся, какие поля извлекаем и по каким критериям сравниваем поставщиков | Согласованный шаблон сравнения под вашу номенклатуру |
| Подключение | Запускаем работу на текущем потоке документов | Сравнение по базовым полям и выгрузка в Excel |
| Интеграции | Настраиваем выгрузку результатов в CRM и Битрикс24, включаем хранение истории сравнений | Данные лежат там, где принимается решение, а не в отдельном сервисе |
| Расширение | Добавляем критерии, поставщиков и объёмы, подключаем индивидуальные правила | Процесс, который выдерживает рост потока документов |
Почему первым идёт демо, а не выбор системы
Сравнивать решения по описаниям на сайтах бесполезно: все обещают одно и то же. Разница вылезает на конкретном документе, у которого сбита вёрстка таблицы, часть цен идёт с НДС, а часть без, и спецусловия прописаны в примечании мелким шрифтом.
Поэтому мы просим пару реальных КП до любых разговоров о сроках и подключении. Это дешёвый шаг, и он снимает большую часть вопросов сразу.
Если поставщик предлагает начать с интеграции и настройки полей до того, как увидел ваши документы, порядок перевёрнут: настраивать будет нечего, а переделывать придётся дважды.
Согласование полей: тот шаг, где обычно застревают
Извлекать можно много чего: цену и валюту, срок поставки, наличие на складе, номенклатуру и позиции, условия оплаты, гарантию и сервис, реквизиты поставщика, скидки и спецусловия. Вопрос не в том, что система умеет, а в том, что вам нужно сравнивать.
Список полей приходится защищать от разрастания. Каждое лишнее поле это ещё одна колонка, на которую никто не смотрит, и ещё одно место, где сравнение может разойтись с ожиданием.
Практика простая: берём последние три закупки и смотрим, из-за чего в них принималось решение. Обычно это четыре-пять полей, а не двадцать.
Три уровня подключения
Уровни подключения IntDoc выбираются под поток документов, а не под размер компании.
| Уровень | Кому | Что входит |
|---|---|---|
| Старт | Для первого подключения и небольшого потока КП | Сравнение поставщиков по базовым полям, выгрузка в Excel |
| Команда | Для отдела закупок с регулярным потоком документов | Расширенные поля и критерии, история сравнений, выгрузка в CRM |
| Масштаб | Для крупных закупок, тендеров и больших объёмов | Индивидуальные критерии, интеграции и приоритетная поддержка |
Стоимость считается под количество поставщиков и документов. Вилку мы не называем заранее: при одинаковом числе сотрудников поток документов у двух компаний отличается в разы, и любая средняя цифра здесь вводит в заблуждение.
Что нужно от вас
- пачка реальных документов на демо, не образцовых, а обычных;
- человек, который отвечает за процесс закупок и может решить, какие поля сравниваем;
- понимание, куда должны уезжать результаты: Excel, CRM, Битрикс24;
- две-три недавние закупки для проверки, что сравнение даёт тот же ответ, что и человек.
Где внедрение буксует
Первое: нет владельца процесса. Если решение о полях и критериях принимать некому, проект стоит на согласованиях, а не на технике.
Второе: ждут идеального качества документов. Ждать не надо, поток такой, какой есть: фото с телефона и кривые сканы это нормальная часть работы, а не повод отложить запуск.
Третье: пытаются автоматизировать весь закупочный цикл разом. Что именно в нём поддаётся автоматизации и в каком порядке, разбирает страница про автоматизацию закупок. Управленческий контур подключается последним, когда уже накопились сопоставимые данные: про него автоматизация управления закупками.
Когда внедрение можно считать законченным
Формальное подключение и работающий процесс это разные вещи. Мы считаем этап закрытым, когда сходятся четыре пункта.
- две-три недавние закупки прогнаны через систему, и сравнение даёт тот же ответ, что дал человек;
- документы во всех форматах, которыми пользуются ваши поставщики, читаются;
- результат сравнения уезжает туда, где принимается решение, а не остаётся в отдельном окне;
- история сравнений открывается, и по ней видно, из чего выбирали.
Пока хотя бы один пункт не закрыт, внедрение продолжается, даже если технически всё подключено и запущено.
Сколько времени занимает внедрение
Честный ответ: зависит от того, как быстро у вас согласуется набор полей и из скольких каналов приходят документы. Технический запуск на текущем потоке короче, чем кажется, а согласование внутри компании обычно длиннее.
Срок мы называем после демо, когда видели ваши документы и понимаем объём. Цифра, названная до этого, ничего не стоит.