Автоматизация процесса документооборота начинается не с программы, а с описания пути, который документ проходит внутри компании. Пока путь не описан, автоматизировать нечего: инструмент ускорит шаг, который и так не был узким, и цикл останется прежним.
Речь именно про внутренний процесс: кто готовит документ, кто его смотрит, кто подписывает и где он лежит потом. Обмен с контрагентами это отдельный слой, он живёт по своим правилам.
Из чего состоит процесс
Путь почти любого документа раскладывается на шесть шагов, и меняется только их наполнение.
- Подготовка: документ создаётся или собирается из шаблона.
- Проверка и согласование: его смотрят те, кого он касается.
- Подпись: документ получает силу.
- Передача: он уходит контрагенту или в работу внутрь.
- Хранение: он ложится туда, где его потом найдут.
- Контроль: кто-то следит за сроками и исполнением.
Шаги известны всем. Непонятно обычно другое: сколько документ стоит на каждом из них.
Где теряется время
Потери почти всегда в ожидании, а не в работе. Сама работа над документом занимает минуты, а цикл растягивается на дни.
| Шаг | Что происходит на самом деле | Что снимается автоматизацией |
|---|---|---|
| Подготовка | Документ делают из прошлогоднего файла, реквизиты и суммы вбивают руками | Шаблон, который подставляет данные из карточки клиента или сделки |
| Согласование | Документ лежит у человека, который в отпуске, и никто об этом не знает | Маршрут со сроком на шаг, заместителем и напоминанием |
| Версии | Правки ходят в почте, в работе оказывается не тот файл | Одна карточка документа, история изменений, видно, кто и что менял |
| Подпись | Выясняют, кто подписывает и где он сейчас | Подпись как шаг маршрута со статусом, видимым всем участникам |
| Хранение и поиск | Документ ищут по папкам и чужим перепискам | Поиск по полям и привязка документа к сделке, клиенту, договору |
| Контроль | О просрочке узнают от контрагента | Напоминание до срока и отчёт по тому, что стоит дольше нормы |
Обратите внимание на правый столбец: там нет ни одной строки про скорость печати. Автоматизация здесь убирает ожидание и повторный ввод, а не ускоряет человека.
Три числа, которые стоит замерить у себя
Своих цифр мы тут не подставляем: они у каждой компании свои, и в этом весь смысл замера.
- Время цикла. Сколько дней проходит от создания документа до подписи. Считать по десятку последних, не по памяти.
- Число возвратов. Сколько раз документ уходил на доработку. Это прямой показатель того, что шаблон и правила описаны плохо.
- Доля застрявших. Какая часть документов стоит дольше срока, который вы сами считаете нормальным.
Эти три числа дают опору: после запуска будет с чем сравнивать. Без них разговор об эффекте превращается в ощущения.
Замер занимает день работы одного человека. Он же обычно и показывает, что узкое место не там, где его искали: не в подготовке документа, а в ожидании второго согласующего.
Разные документы, разные маршруты
Процесс в компании обычно не один. Договор, счёт на оплату, акт и внутренняя заявка проходят разный путь, и складывать их в единый регламент вредно: маршрут получится по самому сложному документу, а работать по нему придётся всем.
Практичнее разделить документы на типы и для каждого ответить на три вопроса: кто инициатор, кто согласует, кто подписывает. Получится три или четыре маршрута разной длины, и это нормально.
Начинают с самого массового типа, а не с самого важного. Самый важный документ проходит по компании раз в квартал, и настройка под него не даст заметного эффекта, зато съест весь бюджет проекта.
Отдельно стоит отметить документы, которые приходят снаружи: у них другой вход и другая проблема. Там время съедает не согласование, а ручной перенос данных.
Почему «купить программу» не равно «автоматизировать процесс»
Программа задаёт форму, а не содержание. Она спросит, кто согласует документ и в каком порядке, и если ответа нет, в системе окажется тот же хаос, только с интерфейсом.
Классы программ разные, и выбирают их под уже описанный процесс, а не наоборот. Чем СЭД отличается от портала и от учётной системы, разобрали в обзоре программ автоматизации документооборота.
Отдельный случай: обмен с контрагентами. Он живёт по своим правилам, и подключение оператора внутренний процесс не чинит. Про эту часть у нас статья про автоматизацию электронного документооборота.
Как мы за это беремся
Мы собираем процесс там, где уже идёт работа: в Битрикс24. Документ живёт в карточке сделки или смарт-процесса, маршрут задаёт порядок, а статус видно без вопросов в чат.
У Перформии так собран весь финансовый блок: рассрочки, дебиторка и кредиторка и 20 шаблонов документов для финслужбы, плюс две линии продаж и выпуск учебных групп. Проект занял 110 рабочих дней: кейс целиком.
Где документ приходит извне, ручной ввод закрывает IntDoc: он достаёт из входящего документа цену, срок, наличие, номенклатуру и реквизиты и отдаёт их в CRM.
Порядок работ у нас всегда один. Сначала разбор процесса и замер, потом маршрут на одном типе документов, потом запуск на живых документах и обучение тех, кто с ними работает. Дальше повторный замер и следующий тип.
Отдельная часть работы, о которой обычно не думают заранее: права. Кто видит документ, кто может его менять после согласования, что происходит с документом, когда сотрудник уходит. В системе это настройка, в переписке это надежда на порядочность.
Чего не стоит ждать
Весь процесс разом автоматизировать не выйдет, и пытаться не нужно. Берут по одному участку, запускают, смотрят на замер и идут дальше. Порядок, в котором это обычно делают, мы описали в статье про автоматизацию процессов ЭДО.
И ещё одно. Если в процессе есть шаг, существующий «потому что так сложилось», автоматизация его закрепит. Такие шаги честнее убирать до проекта, а не переносить в систему.