Автоматизировать электронный документооборот целиком нельзя: это не один процесс, а несколько самостоятельных, с разной ценой входа и разным эффектом. Их берут по одному, запускают и смотрят на результат, прежде чем взяться за следующий.
Ниже шесть процессов, которые встречаются почти в каждой компании. Общая картина ЭДО и то, что в нём закрывает оператор, а что вы, лежит в отдельной статье: здесь только разбор по процессам.
| Процесс | Что автоматизируется | Что нужно, чтобы начать |
|---|---|---|
| Согласование | Маршрут, сроки на шаг, замены, напоминания | Список согласующих и правило, кто нужен при какой сумме |
| Подпись | Подпись как шаг маршрута, статус, хранение оригинала | Подписи выданы, известно, кто подписывает и кто замещает |
| Приём входящих | Разбор письма, извлечение полей, привязка к сделке | Один адрес, куда приходят документы, и понятные типы |
| Архив и поиск | Поиск по полям, связь документа с клиентом и договором | Решено, какие поля у документа обязательны |
| Контроль сроков | Напоминания до срока, отчёт по просроченному | Сроки записаны в системе, а не в голове ответственного |
| Сверка с контрагентом | Сопоставление позиций и сумм, список расхождений | Данные документов лежат полями, а не файлами |
Согласование
Самый очевидный кандидат и самый благодарный: именно здесь документ простаивает. Автоматизируется не сам факт согласования, а ожидание вокруг него: срок на шаг, автоматическая замена на время отпуска, напоминание, видимый всем статус.
Условие одно: правило должно быть сформулировано до настройки. «Смотрит руководитель отдела, а при сумме выше порога ещё и финансовый директор» настраивается за час. «Обычно спрашиваем у Сергея» не настраивается никак.
Второе, что решают на этом шаге: параллельно или последовательно. Последовательный маршрут понятнее и медленнее, параллельный быстрее, но требует договориться, чей комментарий главнее при расхождении.
Подпись
Технически это короткий шаг. Проблемы в нём организационные: подпись есть у одного человека, он в командировке, и документ ждёт. Поэтому вместе с подписью настраивают замещение и видимый статус, чтобы никто не спрашивал в чате, подписано или нет.
Проверить готовность легко: попробуйте назвать вслух, кто подписывает каждый из ваших типов документов и кто делает это в его отсутствие. Если на втором вопросе пауза, автоматизировать пока нечего.
Приём входящих
Самый недооценённый процесс. Документы приходят в общий ящик, кто-то их открывает, понимает, к какой сделке они относятся, и переносит цифры руками.
Разбор входящих закрывается в два шага. Первый: письмо разбирает агент, определяет тип документа и отправителя. У СДЭК один из пяти агентов занят именно этим: кейс целиком.
Второй шаг: из документа достаются поля, и сотруднику остаётся проверка, а не ввод. Это работа IntDoc: он читает документ построчно и отдаёт значения в CRM или в Битрикс24, привязав их к нужной сделке.
Архив и поиск
Архив автоматизируют не ради хранения, а ради поиска. Вопрос к проекту простой: по каким полям документ должен находиться через год. Номер, дата, контрагент, сумма, договор, ответственный.
Если ответа нет, получится файловая папка с поиском по названию, и через год никто не вспомнит, чем «акт_итог_2.pdf» отличался от предыдущего.
Второй вопрос к архиву: кто и что в нём видит. Документы по сделке нужны менеджеру, финансовые документы финансовой службе, и разграничение прав проще заложить сразу, чем разбирать потом по жалобам.
Как отличить автоматизацию от перекладывания
У каждого из шести процессов есть короткая проверка, и она не про интерфейс. Согласование автоматизировано, если никто не спрашивает в чате, на ком документ. Подпись, если отсутствие подписанта не останавливает работу.
Приём входящих, если из документа никто не переписывает цифры. Архив, если документ находят по полю, а не по памяти. Контроль сроков, если о просрочке узнают до неё, а не от контрагента. Сверка, если расхождения приходят списком, а не находятся случайно.
Если проверка не проходит, процесс переложили в новое окно, но не изменили. Это не провал, это просто не тот результат, ради которого затевали проект.
Контроль сроков
Здесь автоматизация даёт эффект сразу, потому что заменяет память человека на правило. Система знает дату, знает ответственного и напоминает до срока, а не после.
У СДЭК задачи и сроки ведёт отдельный агент, ещё один отвечает во внерабочее время. Пять агентов там закрывают разные куски рутины, и это как раз тот случай, когда процессы разобраны поштучно.
Общее правило по всем шести: автоматизируется то, где ждут, а не то, где работают руками. Ручная работа обычно занимает минуты, ожидание съедает дни.
Сверка с контрагентом
Последний по очереди и самый требовательный к данным. Сопоставить позиции и суммы можно только тогда, когда документы лежат полями, а не файлами. Поэтому сверку берут после того, как заработал приём входящих.
В каком порядке браться
Мы бы шли так: согласование, приём входящих, контроль сроков, архив, подпись, сверка. Первые три дают заметный результат быстро, последние три требуют, чтобы до них уже был порядок в данных.
Порядок не догма, и меняется он от одного: где у вас сейчас стоит документ. Как это увидеть и какие три числа замерить до старта, разобрали в статье про автоматизацию процесса документооборота.
Отдельная развилка, если часть входящих приходит бумагой: там сначала нужна точка сканирования, и только потом всё остальное. Про это статья про автоматизацию бумажного документооборота.
Чего не стоит делать первым
Не стоит начинать со сверки и аналитики по документам: обе опираются на данные, которых ещё нет. Сначала данные появляются, потом их сравнивают.
И не стоит автоматизировать процесс, который идёт раз в квартал. Эффект считается объёмом: десять документов в месяц не окупят настройку, а двести окупят на первом же месяце.