Автоматизация складского учёта это когда приход, остатки и отгрузки фиксирует система, а не сотрудник с таблицей. Сам учёт чаще всего уже живёт в 1С: там партии, себестоимость и документы для бухгалтерии.
Мы автоматизируем склад с той стороны, где он встречается с продажами и закупками. Остатки и цены из 1С передаём в CRM, чтобы менеджер видел их в сделке. А закупку под пополнение берёт IntDoc: читает предложения поставщиков и сравнивает их. Учётную программу при этом менять не нужно.
Из чего складывается складской учёт
Склад это несколько участков, и автоматизируют их разными инструментами. Удобнее сразу разложить, что где живёт.
| Участок | Где обычно живёт | Что делаем мы |
|---|---|---|
| Приход, перемещение, списание | 1С или другая учётная система | Оставляем там: это работа учётной программы |
| Номенклатура, цены, остатки | 1С | Передаём в CRM: менеджер видит остатки в карточке сделки |
| Заказы и счета | CRM и 1С | Связываем: заказ уходит в 1С, счёт и статус оплаты возвращаются в сделку |
| Запрос цен под пополнение | Почта и Excel | IntDoc разбирает пришедшие КП, счета и прайс-листы |
| Выбор поставщика | Переписка и опыт закупщика | IntDoc сравнивает по цене, сроку и наличию и показывает лучшее с обоснованием |
Первые три строки про то, чтобы данные склада доходили до продаж. Последние две про закупки, и там обычно больше всего ручной работы.
Системы автоматизации складского учёта и 1С
Системы автоматизации складского учёта бывают двух видов. Одни ведут сам учёт: документы прихода, остатки по складам, себестоимость. Другие работают вокруг него: показывают остатки продавцам, принимают заказы, помогают закупать.
Если склад уже ведётся в 1С, автоматизация складского учёта в 1С не требует новой программы. Задача другая: чтобы 1С отдавала данные туда, где по ним принимают решения, и принимала заказы обратно без ручного ввода.
Из 1С в Битрикс24 приходят номенклатура, цены и остатки. Из Битрикс24 в 1С уходят сделки, заказы и контрагенты, а назад возвращаются счета и статусы оплаты. Где вести остатки, если 1С нет, и как показать их менеджеру, разобрано в статье Битрикс24 склад.
Остатки при обмене чаще всего ломаются на двух вещах: товар в двух системах ищет пару по названию, а не по общему ключу, и не совпадают единицы измерения. Поэтому обмен сначала проверяют на копии данных и только потом включают в рабочей базе.
Где теряется время: закупка под остаток
Остаток подошёл к минимуму, закупщик рассылает запрос поставщикам. Ответы приходят в чём придётся: PDF, скан, фото с телефона, таблица Excel, текст в письме. Дальше человек сводит всё это в одну таблицу руками.
На этом шаге и уходят часы. Легко ошибиться в цифре при переносе, пропустить условие оплаты или скидку в сноске. А через месяц уже никто не вспомнит, почему выбрали именно этого поставщика.
IntDoc делает этот шаг сам:
- вы загружаете КП, счета, прайс-листы, сканы и фото документов поставщиков;
- IntDoc построчно извлекает цену и валюту, срок поставки, наличие на складе поставщика, номенклатуру, условия оплаты, скидки;
- приводит предложения к единому виду и сопоставляет поставщиков;
- показывает лучшее предложение с обоснованием выбора.
Руководителю и финансам это даёт прозрачность: видно, на каком основании выбран поставщик, и решение по закупке легко обосновать. Тендерному отделу важно то же самое: по каждому решению остаётся след.
Результат выгружается в Excel, в CRM и в Битрикс24, а история сравнений хранится: к прошлой закупке можно вернуться и увидеть, из чего выбирали. Весь закупочный процесс целиком разобран в статье автоматизация закупок.
Комплексная автоматизация: склад, закупки и продажи в одном контуре
Комплексная автоматизация складского учёта получается, когда три системы обмениваются данными сами. 1С ведёт учёт. CRM ведёт клиентов и сделки и видит остатки. IntDoc готовит решение по закупке, когда остатков не хватает.
Связку учётной системы и CRM мы держим, например, у Unilin, производителя напольных покрытий. Интеграции Битрикс24 с 1С и ERP построены так, чтобы номенклатура, отгрузки и данные ходили между системами без ручного переноса.
Для автоматизации складского учёта предприятия с несколькими складами, юрлицами или филиалами связка та же, но сначала нужно описать, кто за какие данные отвечает. Как это устроено в компаниях побольше, мы разобрали в статье автоматизация среднего бизнеса.
А какой учёт кроме склада стоит держать в 1С, а какой в CRM, рассказано в материале про автоматизацию учёта бизнеса.
С чего начать
Начните с последней закупки. Посчитайте, сколько предложений пришло, в каких форматах и сколько времени ушло, чтобы свести их в одну таблицу. Это и есть точка, где автоматизация окупается первой.
Дальше два шага, их можно делать в любом порядке:
- Закупки. Демо IntDoc на ваших реальных КП. Подключение считается под объём документов, уровней три: от первого небольшого потока КП до крупных закупок и тендеров.
- Остатки в продажах. Аудит обмена 1С и CRM: какие объекты передаём и в какую сторону. Работы по ставке 3 900 ₽ в час, дальше обмен держим на пакетах поддержки от 19 500 ₽.
Документы прихода и списания остаются в вашей учётной системе, а мы делаем так, чтобы её данные работали на закупки и продажи.