Склад в Битрикс24 можно вести двумя способами: в самом портале или в 1С, а портал только показывает остатки. Если компания уже ведёт учёт в 1С, остатки оставляют там: менеджер видит их в карточке сделки, а приход, списание и документы живут в учётной системе.
Главное правило одно: остатки ведутся в одном месте. Как только склад начинают вести и в портале, и в 1С, через неделю цифры расходятся, и никто не знает, каким верить.
Что умеет Битрикс24 со складом
В портале есть каталог товаров с ценами, и товары можно добавлять в сделки. Есть и собственный складской учёт: приход товара, перемещение между складами, списание, остатки по каждой позиции.
Этого хватает, когда учёт простой: несколько складов, немного позиций, нет сложных документов для бухгалтерии. Тогда портал закрывает и продажи, и склад, и вторая программа не нужна.
Когда в компании есть 1С с бухгалтерией, партиями, себестоимостью и закрывающими документами, вести склад в портале значит вести его второй раз. Тут портал работает витриной: показывает, что есть, а учёт остаётся в 1С.
Проверить, ваш ли это случай, можно по закрывающим документам. Если бухгалтерия делает отгрузочные документы и считает себестоимость в 1С, склад уже живёт там, даже если остатки кто-то дублирует в таблице.
Битрикс24 или 1С: где вести остатки
| Ситуация | Где вести склад | Что видит менеджер в сделке |
|---|---|---|
| Учёт уже в 1С, есть бухгалтерия и закрывающие документы | 1С | Остатки и цены, которые пришли из 1С |
| Простой учёт, 1С нет, позиций немного | Битрикс24 | Остатки из складского учёта портала |
| Несколько юрлиц, партии, себестоимость | 1С | Остатки и статусы отгрузки из 1С |
| Продажи идут через интернет-магазин | 1С, если она уже есть | Остатки, общие для сайта и CRM |
Почти всем, у кого 1С уже работает, мы советуем первую строку. Менять учётную систему ради CRM дорого и не нужно: достаточно, чтобы данные ходили между системами сами.
Так устроено у Unilin, производителя напольных покрытий. Коробочный Битрикс24 стоит на их сервере, а интеграции с 1С и ERP держат номенклатуру и отгрузки синхронными между системами. Разъездные менеджеры работают с телефона и видят то же, что офис.
Остатки из 1С в карточке сделки
Когда обмен настроен, из 1С в Битрикс24 приходят номенклатура, цены и остатки. Менеджер добавляет товар в сделку и сразу видит, сколько его на складе, без звонка кладовщику.
Для менеджера это меняет разговор с клиентом. Вместо «уточню на складе и перезвоню» он сразу называет срок, а счёт из 1С появляется прямо в сделке, и оплата подтягивается сама.
В обратную сторону уходят сделки, заказы и контрагенты. Из 1С возвращаются счета и статусы оплаты, и сделку можно двигать по стадиям по факту оплаты. Как это сделать роботами, разобрано в статье сделки CRM Битрикс24.
Обмен идёт по событию или по расписанию. Остатки обычно передают по расписанию, а заказы и оплаты по событию, чтобы не перегружать 1С. Подробно про этапы и конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия, УНФ) мы писали в статье интеграция Битрикс24 с 1С.
Не синхронизируйте всё подряд. В CRM нужны только те данные, с которыми работает менеджер: лишние поля из 1С замедляют обмен и плодят ошибки.
Ошибки при переносе и обмене
Вот четыре причины, по которым остатки в портале расходятся с реальными.
- Нет ключа сопоставления. Товар в портале ищет пару в 1С по названию, а не по коду. Одна лишняя буква, и появляется дубль позиции с нулевым остатком.
- Разные единицы измерения. В 1С товар в коробках, в портале в штуках. Остатки и суммы ломаются сразу, а замечают это по жалобе клиента.
- Обмен запустили без теста. Ошибка попадает прямо в рабочие документы. Обмен сначала проверяют на копии данных, потом переносят в рабочую базу.
- За обменом никто не следит. Если ответственного нет, сбой обмена замечают через неделю, когда менеджер продал то, чего нет.
Отдельная история: перенос старого склада из портала в 1С или обратно. Его делают один раз, после сверки остатков, и в этот день склад в одной из систем закрывают на запись. Иначе за время переноса пройдут новые продажи, и сверку придётся начинать заново.
С чего начать
Сначала решите, где живёт учёт. Если это 1С, всё дальнейшее про связь, а не про склад в портале.
Дальше три шага. Описать, какие объекты нужны менеджеру в CRM: товары, цены, остатки, счета. Сопоставить их с 1С по коду и единицам измерения. Настроить расписание и проверить обмен на копии.
Первый результат выглядит просто: менеджер открывает сделку, добавляет товар и видит остаток, а бухгалтерия получает заказ без перепечатывания. Отчёты по выручке и марже достраиваются поверх, уже на данных, которым можно верить.
Если вы продаёте через интернет-магазин, к связке добавляется сайт, и остатки должны быть общими для всех трёх. Об этом статья CRM магазин Битрикс24.
Если связок становится много (1С, сайт, телефония, мессенджеры), имеет смысл посмотреть на весь контур сразу. Порядок интеграций разобран в статье интеграция и настройка Битрикс24.
После запуска обмен удобно держать на пакете поддержки от 19 500 ₽ за 5 часов в месяц: кто-то должен отвечать за то, чтобы данные ходили.