Интеграция BI систем это подключение источников данных к BI: CRM, 1С, рекламных кабинетов, Google-таблиц и Excel. BI забирает данные по API или через выгрузки, приводит их к одному виду и складывает в хранилище, поверх которого строятся дашборды.
API это способ, которым программы обмениваются данными напрямую, без файла посередине. Выгрузка это файл, который одна система отдаёт, а другая забирает.
Какие источники подключают
| Источник | Какие данные | Зачем в BI |
|---|---|---|
| Битрикс24 или другая CRM | Сделки, звонки, задачи | Воронка, менеджеры, сроки |
| 1С | Выручка, оплаты, остатки | Деньги, которые реально пришли, а не сумма сделки |
| Яндекс Директ и рекламные кабинеты | Расходы, заявки | Сколько стоит заявка и сделка из каждого канала |
| Яндекс Метрика | Визиты и действия на сайте | Откуда пришёл клиент до заявки |
| Банковские выписки и учёт финансов | Поступления и платежи | Деньги на одном экране с продажами |
| Google Sheets и Excel | Планы и ручные данные | План рядом с фактом |
Похожий набор подключается к приложению наших AI-агентов: Битрикс24, 1С, Adesk, банковские выписки, Google Sheets, Яндекс Директ и Метрика.
API или выгрузка
API даёт свежие данные без участия человека. Его настраивают один раз, но нужны доступы и аккуратность: у каждой системы свои правила, сколько данных и как часто можно забирать.
Выгрузка проще на старте, зато кто-то должен её делать или настраивать по расписанию. И она ломается, когда в исходной системе меняют формат файла.
На практике в одном проекте живут оба способа. CRM и рекламу обычно подключают по API, а старую таблицу с планами иногда честнее грузить выгрузкой, чем переделывать.
Хранилище данных
Хранилище это отдельная база, куда BI складывает данные из всех источников, уже приведённые к одному виду. В ней сделка из CRM встречается с оплатой из 1С, а заявка с расходом на рекламу.
Главная работа здесь незаметна: свести одного и того же клиента из разных систем. В CRM он записан как компания с контактом, в 1С как контрагент с другим написанием названия. Пока их не связали, например по ИНН, выручка по клиенту считается дважды или не считается вовсе.
Хранилище нужно, когда источников несколько и их надо сводить между собой, или когда важна история за годы. Небольшой компании часто хватает дашбордов прямо поверх данных Битрикс24, без отдельного хранилища, и это заметно дешевле. Зачем вообще сводить данные в одно место, мы объясняли в статье BI-аналитика для бизнеса.
Сквозная аналитика: от рекламы до оплаты
Сквозная аналитика связывает рекламу, сделку и оплату в одну цепочку. По ней видно, сколько денег принёс каждый рекламный канал, а не только сколько заявок.
Для этого в одном месте сходятся Яндекс Директ, Метрика, CRM и данные об оплатах, и интеграция BI здесь и есть основная работа. Сквозную аналитику с Директом и Метрикой мы настраиваем. В СДЭК и Перформии BI-дашборды собраны именно со сквозной аналитикой: у СДЭК по корпоративным клиентам, у Перформии по продуктам, продажам, лидам и поведению клиентов.
Что подготовить до подключения
- Доступы. К CRM, 1С, рекламным кабинетам, Метрике и таблицам. Лучше через отдельную служебную учётную запись, а не через личный кабинет сотрудника.
- Договорённость о терминах. Что считается выручкой: сумма сделки, выставленный счёт или пришедшие деньги. Пока этого не решили, два отдела получат две разные цифры из одних и тех же данных.
- Метки в рекламе. UTM-метки это приписка к ссылке в объявлении, по которой видно, из какого канала пришёл человек. Без них заявка из рекламы попадёт в CRM без источника.
- Ответственный за каждый источник. Человек, которому звонят, если цифры из его системы провалились.
Звонки тоже бывают источником. Если разговоры разбирает Vector, его оценки по сотрудникам и типам обращений встают в один отчёт со сделками.
Частота обновления
Не всем цифрам нужна свежесть до минуты. Руководителю продаж важны сделки и задачи за сегодня, финансам хватит вчерашних оплат, рекламу удобно смотреть по дням. Чем чаще обновление, тем больше нагрузка на источники и тем дороже подключение.
Частоту выбирают под то, как часто человек смотрит отчёт. Кто какой отчёт получает и как часто, мы разобрали в статье про системы отчётности BI.
Что ломается после запуска
- В CRM переименовали поле или добавили новую стадию, а BI о них не знает.
- Появился новый рекламный канал без меток, и его заявки падают в «источник не указан».
- Истёк доступ к рекламному кабинету или сменился пароль сотрудника, через которого шло подключение.
- Ручная таблица поменяла структуру: кто-то вставил столбец посередине.
- Обновили 1С, и выгрузка пришла в другом формате.
Лечится это двумя вещами: у каждого подключения есть ответственный, и кто-то регулярно смотрит, не провалились ли цифры. Мы закрываем это сопровождением пакетом часов, от 19 500 ₽ за 5 часов в месяц.
Как подключение источников встаёт в проект целиком, мы описали в статье про внедрение BI системы. Источники мы подключаем к своей BI-платформе. Если вы пока сравниваете варианты, начните со статьи какие BI системы есть.
А если системы надо связать ради работы, а не ради отчётов, например передавать заказы из CRM в 1С, это уже интеграция и автоматизация бизнес-процессов.