Внедрение BI системы это проект из четырёх шагов: составить список решений и показателей, подключить источники и проверить данные, собрать первые дашборды и сверить цифры, обучить людей и закрепить правила качества данных. Базовый набор дашбордов для отдела продаж на Битрикс24 обычно собирается за две-четыре недели.
BI (Business Intelligence) это система, которая собирает данные из CRM, 1С, рекламы и таблиц в одно место и показывает их на дашбордах. Зачем она руководителю, мы разобрали в статье BI-аналитика для бизнеса. Здесь про то, как её внедряют.
Этапы внедрения
| Этап | Срок | Кто от компании | Что на выходе |
|---|---|---|---|
| Решения и показатели | Одна-две встречи | Руководитель, который будет смотреть на дашборд | Три-пять показателей и частота, с которой на них смотрят |
| Источники и проверка данных | Зависит от числа источников и их состояния | Администратор CRM, бухгалтер или тот, кто знает 1С | Подключённые источники, список дублей и пустых полей |
| Первые дашборды и сверка | Пока цифры не сойдутся с ручными отчётами | Тот, кто сейчас собирает отчёты руками | Дашборды, которым верят |
| Обучение и правила | После запуска | Менеджеры и ответственный за данные | Правила внесения данных и хозяин у каждого показателя |
Весь проект для отдела продаж на Битрикс24 укладывается в две-четыре недели. Дальше система дорабатывается по запросам: новые срезы, новые источники.
Подготовка данных
На этом шаге проекты буксуют чаще всего. BI честно покажет то, что лежит в CRM, а там бывают сделки без суммы, клиенты без источника и дубли. Почему так получается и какие правила держат данные чистыми, мы разобрали в статье про CRM-аналитику Битрикс24.
Обычные источники: Битрикс24 или другая CRM, 1С, рекламные кабинеты, Google-таблицы и Excel. Как именно они подключаются, через API, выгрузки или хранилище, описано в статье про интеграцию BI систем.
Если данные грязные, проект не останавливают. Ключевые поля дозаполняют за последние месяцы, дубли склеивают, а для старых сделок без источника заводят честную строку «источник не указан». Так дашборд с первого дня показывает, сколько данных ещё теряется, и это само по себе полезная цифра.
Отдельное хранилище нужно не всегда. Небольшой компании часто хватает дашбордов прямо поверх данных Битрикс24, и это заметно дешевле.
Первые дашборды и сверка цифр
Первые дашборды собираются под три-пять показателей из первого шага, не больше. Что именно стоит на экране собственника и руководителя отдела, мы показали на примерах в статье про дашборд для руководителя.
Потом цифры сверяются вручную с тем, что компания считала раньше. Если выручка на дашборде не совпала с отчётом бухгалтера, причину ищут в данных и объясняют, а не подкручивают формулу. Дашборду, который однажды соврал без объяснений, перестают верить.
Обучение и правила
BI работает, пока данные вносятся вовремя и одинаково. Поэтому последний шаг не про графики, а про людей: кто отвечает за качество данных в CRM, какие поля менеджер заполняет обязательно, кто следит за новыми источниками.
Обучение идёт по ролям: менеджеру нужно одно, руководителю другое. В проекте Перформии после внедрения было обучение по ролям и месяц сопровождения запуска.
Дальше система живёт на сопровождении. Пакеты начинаются от 19 500 ₽ за 5 часов в месяц, в них же укладываются новые срезы и доработки.
Что нужно со стороны компании
- Человек, который принимает решения по дашборду и может сказать, каких цифр ему не хватает.
- Ответственный за данные: обычно администратор CRM или руководитель отдела.
- Доступы к CRM, 1С, рекламным кабинетам и таблицам.
- Время на сверку: тот, кто сейчас собирает отчёты руками, лучше всех видит, где цифра неправильная.
Остальное делаем мы: подключаем источники, собираем дашборды, вместе с вами сверяем цифры и обучаем команду. От вас не нужен свой аналитик или программист.
Как это выглядит в проектах
В Unilin коробочный Битрикс24 стоит на сервере клиента и связан с 1С и ERP. BI собран по четырём срезам: рынок, торговые точки, продукты и компания целиком.
В СДЭК руководство видит корпоративных клиентов по России и Казахстану в BI-дашбордах со сквозной аналитикой. В HAVAL дашборды показывают, как звонки влияют на продажи.
Частые ошибки внедрения
- Начать с графиков. Сначала собирают красивый экран, потом выясняют, что решений по нему никто не принимает.
- Подключить всё сразу. Пять источников на старте означают пять мест, где данные разойдутся. Лучше начать с CRM и добавлять по одному.
- Не сверить цифры. Дашборд запустили, первая же цифра не совпала с бухгалтерией, и ему больше не верят.
- Выключить Excel раньше времени. Старый отчёт живёт рядом, пока цифры не сойдутся.
- Не назначить хозяина. Без ответственного за данные через месяц экран показывает прошлое.
Сколько стоит внедрение BI
Дашборды мы собираем на своей BI-платформе. Расширенная аналитика и дашборды оплачиваются отдельно от стандартной настройки CRM, работа считается по ставке 3 900 ₽ в час.
Число часов зависит от четырёх вещей: сколько источников подключать, в каком состоянии данные, нужно ли отдельное хранилище и сколько ролей получат свои экраны. Всё это видно после разбора ваших систем, поэтому сумму мы называем после него, а не до.