Система отчётности BI это регулярные отчёты и KPI, которые собираются сами из CRM, 1С, рекламы и таблиц. Вместо файла в Excel по пятницам каждый получает свой отчёт с актуальными цифрами: руководитель отдела по менеджерам, финансы по деньгам, собственник по компании.
Excel при этом никто не запрещает. Для разовой выгрузки он хорош. Проблема в регулярных отчётах: каждую неделю человек тратит вечер на то, что система могла бы собирать без него.
Excel или BI
| Вопрос | Отчёт в Excel | Отчётность в BI |
|---|---|---|
| Кто собирает | Сотрудник вручную | Система сама |
| Насколько свежие цифры | На день сборки | Обновляются вместе с источниками |
| Одна ли выручка у всех | У продаж, маркетинга и финансов свои версии | Один источник для всех |
| Где искать ошибку | В формуле, которую никто не помнит | В данных: видно, в какой сделке |
| Что стоит | Время сотрудника каждую неделю | Часы на сборку один раз, дальше доработка по запросам |
Третья строка важнее, чем кажется. Когда отдел продаж, маркетинг и финансы смотрят в один источник, спор «у кого правильная выручка» заканчивается сам. Что ещё меняется для руководителя, мы разобрали в статье BI-аналитика для бизнеса.
Регулярные отчёты и KPI
KPI это ключевой показатель, по которому оценивают работу отдела или человека: план-факт по выручке, конверсия по стадиям воронки, число сделок в работе, качество звонков. Регулярный отчёт показывает такие показатели за период и в сравнении.
Если компания работает в Битрикс24, часть отчётов уже есть в портале из коробки. Какие именно и когда их перестаёт хватать, мы разобрали в статье про отчёты в Битрикс24. BI нужен, когда в отчёт надо добавить 1С, рекламу или ручные таблицы.
Звонки тоже дают KPI. Vector разбирает разговоры и показывает аналитику по сотрудникам, отделам и типам обращений, и эти цифры ложатся в те же отчёты, что и продажи.
Каждый KPI в отчёте стоит рядом со сравнением: с планом, с прошлой неделей или с прошлым годом. Конверсия сама по себе ничего не говорит. Конверсия, которая упала за неделю, говорит, куда смотреть.
Правило простое: KPI в отчёте столько, сколько обсуждают на встрече. Остальные лежат уровнем ниже, куда проваливаются по клику, если цифра на первом уровне насторожила.
Какие отчёты переводить первыми
Не все сразу. Первыми в BI уезжают три вида отчётов:
- Те, что собирают руками каждую неделю. На них уходит больше всего часов, и выигрыш виден сразу.
- Те, где спорят о цифрах. Выручка у продаж и у финансов не сходится, и каждая планёрка начинается с выяснения, чья правильная.
- Те, где данные из нескольких систем. Сделки из CRM, оплаты из 1С, расходы из рекламного кабинета. Руками такой отчёт собирается дольше всего и ошибается чаще всего.
Разовые выгрузки для конкретного вопроса переносить не нужно. Их проще сделать в Excel, когда вопрос возник.
Кто что получает
| Кто | Что в отчёте | Как часто смотреть |
|---|---|---|
| Менеджер | Свои сделки, задачи, выполнение плана | Каждый день |
| Руководитель отдела | Менеджеры, стадии воронки, звонки | Каждый день, итог за неделю |
| Маркетинг | Заявки и сделки по источникам, расходы на рекламу | Раз в неделю |
| Финансы | Оплаты, рассрочки, задолженности | Раз в неделю и по итогам месяца |
Менеджеру отчёт нужен не для контроля, а чтобы видеть свой план: сколько закрыто и сколько осталось до конца месяца. Такой отчёт открывают сами, без напоминаний.
Собственнику обычно нужен не отчёт, а один экран с тремя-пятью цифрами. Как его собрать, мы показали в статье про дашборд для руководителя.
Отчёт там, где человек работает
Отчёт, ради которого надо зайти в отдельную систему и вспомнить пароль, открывают реже, чем файл в почте. Поэтому его везут туда, где человек и так проводит день.
В приложении наших AI-агентов дашборд живёт в Telegram и открывается в телефоне, а на планёрке те же данные выводятся на большой экран. В HAVAL руководство получает выжимки по звонкам и дашборды, где видно, как звонок повлиял на продажу.
Чего BI-отчётность не сделает: не заставит менеджеров вносить данные. Если сделки не попадают в CRM, отчёт соберётся сам, но покажет пустоту. Поэтому вместе с отчётами появляются правила: какие поля обязательны и кто следит, чтобы их заполняли.
Как перейти с Excel на BI
- Соберите все отчёты, которые делают руками. Кто делает, сколько времени уходит, кто читает.
- Уберите те, что никто не открывает. Обычно таких находится больше, чем кажется.
- Подключите источники и проверьте данные. Дубли и пустые поля в CRM всплывут здесь.
- Пустите BI и Excel рядом. Пока цифры не сойдутся, старый отчёт живёт параллельно.
- Отключите ручную версию. Иначе сотрудник продолжит собирать её по привычке.
Сотрудник, который раньше собирал отчёты, на переходе нужнее всех. Он знает, где в цифрах исключения, какую сделку считают отдельно и почему в прошлом квартале выручка выглядела странно. Его время уходит на сверку, а не на сведение таблиц.
Базовый набор дашбордов для отдела продаж на Битрикс24 обычно собирается за две-четыре недели. Отчёты мы собираем на своей BI-платформе, работа считается по ставке 3 900 ₽ в час. Чем такая платформа отличается от встроенной аналитики CRM и облачных конструкторов, мы разобрали в статье какие BI системы есть.