BI системы бывают четырёх классов: встроенная аналитика CRM, облачные конструкторы дашбордов, корпоративные платформы с отдельным хранилищем данных и платформы, которые интегратор разворачивает под клиента. Выбирают не по рейтингу, а по двум вещам: сколько у вас источников данных и кто будет строить отчёты.
Рейтинга брендов здесь не будет. Он устаревает быстрее, чем выходит статья, а решает в итоге класс системы и то, кто её настроит.
Классы BI систем
| Класс | Кому подходит | Ограничения |
|---|---|---|
| Встроенная аналитика CRM | Компаниям, у которых продажи и задачи живут в CRM | Видит только то, что внесено в CRM. 1С, реклама и таблицы остаются за бортом |
| Облачные конструкторы дашбордов | Компаниям, где есть свой аналитик, готовый строить отчёты сам | Подключение источников, чистка данных и сверка цифр остаются на вас |
| Корпоративные платформы с хранилищем | Много источников, история за годы, несколько юрлиц | Долгое и дорогое внедрение, нужна своя команда или подрядчик |
| Платформа интегратора | Тем, кому нужен готовый результат, а не инструмент | Вы зависите от подрядчика: важно, кто и как сопровождает систему |
Мы работаем в четвёртом классе. Дашборды собираем на своей BI-платформе, сторонние BI-системы не внедряем: так мы отвечаем за всю цепочку, от подключения источника до цифры на экране.
Какой класс под вашу ситуацию
| Ситуация | Что подойдёт |
|---|---|
| Всё в Битрикс24, отчёты нужны по воронке и менеджерам | Встроенная аналитика CRM |
| CRM плюс 1С с оплатами, руководитель хочет видеть деньги рядом с продажами | BI-платформа поверх CRM и 1С |
| Реклама, сайт, CRM и оплаты: нужно понять, какой канал приносит деньги | BI-платформа со сквозной аналитикой |
| Несколько юрлиц, валюты, история за годы | Платформа с хранилищем |
| Свой аналитик в штате, хочет строить отчёты сам | Облачный конструктор |
Граница между строками не жёсткая. Компания обычно начинает со встроенной аналитики и переходит на платформу, когда в отчёт просится второй источник.
Когда хватит встроенной аналитики CRM
Небольшой компании часто хватает дашбордов поверх данных Битрикс24 без отдельного хранилища. Если сделки, звонки, задачи и переписка с клиентами живут в портале, отчёты по воронке и менеджерам он посчитает сам.
Условие одно: данные в CRM должны быть правдивыми. Сделки без суммы и клиенты без источника испортят любую BI-систему, какой бы класс вы ни выбрали. Об этом подробно в статье про CRM-аналитику Битрикс24.
Встроенной аналитики перестаёт хватать, когда в отчёт надо добавить деньги из 1С, расходы на рекламу или ручные таблицы. Или когда руководитель хочет видеть продажи, деньги и задачи на одном экране.
Критерии выбора
- Источники. Какие системы подключаются и как: по API или выгрузками. От этого зависит, насколько свежими будут цифры. Подробно в статье про интеграцию BI систем.
- Кто строит отчёты. Если своего аналитика нет, облачный конструктор так и останется пустым.
- Частота обновления. Руководителю продаж нужны цифры за сегодня, финансам хватит вчерашних.
- Доступы. Кто какие данные видит: менеджер свои сделки, руководитель отдел, собственник всё.
- Где хранятся данные. Выручка и клиентская база уезжают в систему целиком. Спросите до выбора, на каких серверах и в какой стране они будут лежать.
- Сопровождение. Кто починит подключение, когда в CRM поменяют поля или обновят 1С.
Если выбираете платформу интегратора, спросите подрядчика о трёх вещах: кто подключает источники, кто сверяет цифры с вашими отчётами и что происходит, когда подключение ломается. По ответам сразу видно, получите вы инструмент или работающие дашборды.
Стоимость владения
Стоимость владения это всё, во что система обходится за год-два, а не только первый запуск. Туда входят часы на подключение источников и сборку дашбордов, доработки и время ваших людей на поддержание данных. Последняя строка в смете обычно не стоит, хотя именно она решает, будут ли цифры правдивыми через полгода.
Дороже всего обходятся дашборды, которые собрали и бросили, потому что никто не сверил цифры и не назначил хозяина данных. Как окупается BI, когда им пользуются, мы писали в статье BI-аналитика для бизнеса.
У нас работа считается по ставке 3 900 ₽ в час, сопровождение идёт пакетами от 19 500 ₽ за 5 часов в месяц. Сколько часов уйдёт на первые дашборды, видно после разбора ваших источников.
Как выбрать BI систему
- Выпишите решения. Что вы решаете каждую неделю и по каким цифрам. Это три-пять показателей.
- Найдите, где эти цифры живут. Всё в CRM или ещё в 1С, рекламе и таблицах.
- Проверьте данные. Дубли, пустые поля, сделки без суммы.
- Выберите класс. Один источник и чистые данные: хватит CRM. Несколько источников: нужна платформа.
- Начните с малого. Первые дашборды на трёх-пяти показателях, сверка с ручными отчётами, потом всё остальное.
Малый старт заодно проверяет выбор. Базовый набор дашбордов для отдела продаж на Битрикс24 обычно собирается за две-четыре недели. Через месяц уже видно, хватает ли выбранного класса или в отчёт просятся новые источники.
Как идёт такой проект по шагам и сколько длится, мы описали в статье про внедрение BI системы. Если главная боль в отчётах, которые каждую пятницу собирают руками, начните со статьи про системы отчётности BI.