В Битрикс24 из коробки есть четыре вида отчётов: рабочие отчёты сотрудников, отчёты по задачам, отчёты CRM из конструктора и BI-отчёты. Первые три живут внутри портала и настраиваются без программиста. Четвёртый нужен, когда решение принимается по данным, которых в одном портале нет.
Ниже разбираем каждый вид: что он показывает, кому полезен и где у него потолок.
Какие отчёты есть в Битрикс24
Отчёты в портале отвечают на разные вопросы, и путать их не стоит. Рабочий отчёт рассказывает, что сотрудник сделал за неделю. Отчёт CRM считает сделки и деньги.
| Вид отчёта | Что показывает | Кому нужен |
|---|---|---|
| Рабочий отчёт | Что сотрудник сделал за день, неделю или месяц, своими словами | Руководителю отдела, где работа не сводится к сделкам |
| Отчёт по задачам | Сколько задач у человека, сколько закрыто в срок, сколько времени ушло | Руководителю проектов, офису, поддержке |
| Отчёты CRM | Сделки, суммы, стадии, звонки и письма менеджеров | Руководителю продаж и собственнику |
| BI-отчёты | Данные портала в виде дашбордов, вместе с данными других систем | Собственнику и финансам |
Набор готовых отчётов и возможности конструктора зависят от тарифа. Прежде чем планировать отчётность, проверьте, что доступно в вашем портале.
Рабочие отчёты и отчёты по задачам
Рабочий отчёт сотрудник пишет сам: что сделал за период, что не успел. Руководитель его принимает или возвращает с комментарием. Периодичность и того, кто проверяет, задают в настройках учёта рабочего времени.
Там же рабочий отчёт и выключают, для отдела или для конкретного человека. Это частый вопрос: отчёт включили «для дисциплины», через месяц его заполняют для галочки, и он только отнимает пятничный вечер.
Отчёт по задачам честнее, потому что его никто не пишет: он собирается из самих задач. Видно, сколько задач у сотрудника, какие просрочены и сколько времени на них ушло, если в задачах включён учёт времени.
Работает это при одном условии: задачи ставят в портале, а не в мессенджере. Если половина поручений живёт в переписке, отчёт по задачам покажет половину работы.
Конструктор отчётов CRM
Отчёты CRM собираются из того, что копит портал: сделки, лиды, контакты, компании, звонки, письма. В конструкторе вы выбираете, что считать, как группировать и за какой период. Например, сумма выигранных сделок по менеджерам за квартал.
Готовые отчёты тоже есть, и с них проще начинать: воронка, выигранные и проигранные сделки, активность менеджеров. Какие из них нужны руководителю отдела и как их читать, мы разобрали в статье про отчёты по продажам в Битрикс24.
У конструктора один слабый участок, и он не в самом конструкторе. Отчёт честен ровно настолько, насколько честно заполнена CRM. Сделки без суммы, неотмеченный источник, дубли контактов: всё это попадает в цифры. Почему так выходит и как навести порядок, рассказываем в статье про CRM-аналитику Битрикс24.
Звонки в отчётах появляются, когда к порталу подключена телефония Битрикс24: тогда каждый разговор лежит в карточке клиента и считается вместе со сделками.
Когда отчёта мало и нужен BI
BI-отчёты в Битрикс24 нужны, когда вопрос выходит за пределы портала. Оплаты лежат в 1С, расходы на рекламу в рекламном кабинете, планы в таблице. Отчёт CRM видит только своё, а дашборд сводит всё на один экран.
Признак простой. Если ради ответа кто-то каждую неделю выгружает отчёт в Excel и доклеивает туда цифры руками, вопрос уже вышел за пределы портала, и эту работу пора отдать дашборду.
| Вопрос руководителя | Хватит отчёта Битрикс24 | Нужен дашборд |
|---|---|---|
| Сколько сделок в работе у каждого менеджера | Да | Нет |
| Где сделки застревают в воронке | Да | Нет |
| Сколько задач просрочено в отделе | Да | Нет |
| Сколько реально оплачено, с учётом 1С | Нет | Да |
| Какой рекламный канал окупается | Нет | Да |
| Как идут дела по филиалам или юрлицам рядом | Частично | Да |
Небольшой компании с одной CRM часто хватает дашбордов поверх данных Битрикс24, без отдельного хранилища. Базовый набор дашбордов для отдела продаж обычно собирается за две-четыре недели. Подробнее о том, что даёт BI и откуда берёт данные, в статье BI-аналитика для бизнеса.
Если источников много и их надо сводить с историей, это уже отдельный проект. Как он устроен, разбираем в статье про внедрение BI-аналитики.
Как настроить отчёты под себя
Начинать стоит не с конструктора, а со списка решений. Какие три-пять показателей вы смотрите, прежде чем что-то поменять в отделе? Дашборд на сорок графиков не читает никто.
Дальше порядок простой:
- Выписать решения и показатели, по которым они принимаются.
- Проверить, какие поля в CRM за них отвечают и заполняются ли они на деле.
- Сделать поля обязательными там, где без них показатель не посчитать.
- Собрать отчёт в конструкторе и пару недель сверять его с тем, что вы знаете и так.
- Закрепить отчёт за людьми: кто смотрит, как часто, что делает с цифрой.
Первые четыре шага решают больше, чем выбор отчёта. Если поле «сумма» заполняет треть менеджеров, никакой конструктор не покажет выручку.
Когда мы внедряем Битрикс24, отчёты и дашборды по продажам и процессам входят в блок аналитики. Расширенная аналитика оплачивается отдельно от стандартной настройки и считается по часам: 3 900 ₽ в час или в рамках пакета поддержки от 19 500 ₽ в месяц.