Тарифы на распознавание документов различаются не ставкой, а единицей счёта. Платить можно за документ, за страницу, за извлечённое поле, за пользователя или пакетом. От выбора единицы зависит, вырастет ли счёт вместе с вашим потоком и в какой момент это произойдёт.
Поэтому сравнивать предложения по одной цифре бесполезно: два «за документ» у двух поставщиков могут означать разный объём работы. Сначала сверяется единица, потом деньги.
Пять моделей и их характер
Каждая модель под свой тип потока. Неподходящая не то чтобы дороже, она просто начинает расти не там, где растёт ваша задача.
| Модель | Когда выгодна | Где начинает кусаться |
|---|---|---|
| За документ | Поток однотипный, документы короткие: счета на пару позиций | Когда приходят КП на сорок строк: работа выросла, ставка прежняя, поставщику невыгодно, вам предложат другой тариф |
| За страницу | Документы разной длины, объём считается предсказуемо | Многостраничные приложения и сканы с пустыми оборотами: платите за страницы, из которых ничего не достаётся |
| За поле | Нужны два-три значения из документа, остальное не интересует | Как только понадобилось построчное сравнение номенклатуры: полей становятся сотни |
| За пользователя | С системой работают два-три человека, поток большой | Когда подключают весь отдел: счёт вырос, а документов больше не стало |
| Пакетом | Объём известен и стабилен, нужна предсказуемая сумма | Неизрасходованное обычно сгорает, а превышение считается по повышенной ставке |
Проверочный вопрос к любому тарифу: что происходит при выходе за лимит. Доплата, автоматический переход на уровень выше или остановка обработки до следующего периода.
Единица счёта важнее ставки
Ставку сравнить легко, поэтому её и показывают. Но платите вы за работу, а не за цифру в прайсе, и работа у каждой модели меряется по-своему.
Простой способ проверить: возьмите свой реальный месяц и посчитайте его по каждой модели. Один и тот же поток документов даёт разброс, который сразу видно, и разговор о тарифах становится предметным.
Второй способ: посчитать тот же месяц через год, с поправкой на рост. Модель, удобная сегодня, может оказаться самой дорогой, когда поставщиков станет вдвое больше. Из чего вообще складывается сумма, разобрано в статье цены на распознавание документов.
Пакет: как он устроен изнутри
Пакетная модель работает там, где единица зафиксирована. Наше сопровождение Битрикс24 устроено именно так, и на нём хорошо видно логику.
Базовый пакет: 19 500 ₽ за 5 часов, то есть 3 900 ₽ за час. Стандартный: 37 050 ₽ за 10 часов, час выходит в 3 705 ₽. Профессионал: 105 300 ₽ за 30 часов, час 3 510 ₽. Срок действия у первых двух месяц, у третьего три месяца. Условия и состав работ на странице поддержки Битрикс24.
Это тарифы на часы поддержки, а не на распознавание документов, и подставлять их в расчёт нельзя. Но три свойства пакетной модели тут видно целиком: скидка растёт с объёмом, час дешевеет, срок действия ограничен.
Что почти всегда считается отдельно
Ни одна из пяти моделей обычно не покрывает запуск. Отдельными строками идут:
- настройка под ваши типы документов, каждый тип считается сам по себе;
- интеграция с системами, куда уезжает результат;
- доработки: новые поля, новые правила сравнения, новые поставщики;
- обучение сотрудников и сопровождение после запуска.
Когда эти строки растворены в абонентской плате, тариф выглядит привлекательнее, а смета становится непроверяемой. Просить разделить разовое и регулярное стоит до подписания, а не после третьего счёта.
Три ловушки при сравнении тарифов
Сгоревший остаток. В пакетной модели неизрасходованный объём чаще всего не переносится на следующий период. Если поток неровный, часть оплаченного будет пропадать каждый месяц, и реальная ставка окажется выше объявленной.
Разные определения одной единицы. У одного поставщика документ это файл, у другого документ до пяти страниц, а шестая начинает новый. Формулировку стоит прочитать в договоре, а не в таблице тарифов.
Ступень, на которой вы стоите. Уровни устроены так, что выгоднее всего быть в верхней части ступени. Если ваш поток на десять процентов превышает лимит, вы платите за следующий уровень целиком, и стоит либо подрезать поток, либо договариваться об индивидуальных условиях.
Как выбрать модель под свой поток
Ответьте на четыре вопроса, и лишние модели отпадут сами.
- Что у вас стабильнее: число документов или число людей, которые с ними работают. От этого зависит выбор между документом и пользователем.
- Насколько документы похожи по длине. Разброс от одной страницы до тридцати убивает модель «за документ» для одной из сторон.
- Сколько полей нужно на самом деле. Если два, «за поле» может оказаться самой дешёвой моделью. Если построчная номенклатура, она же самой дорогой.
- Насколько предсказуем месяц. Ровный поток дружит с пакетом, сезонные пики нет. Как считать поток бухгалтерской первички, разобрано в статье про цену обработки первичных документов.
Как устроено у нас
В IntDoc три уровня подключения. Старт для первого подключения и небольшого потока КП: сравнение по базовым полям и выгрузка в Excel. Команда для отдела закупок с регулярным потоком: расширенные поля и критерии, история сравнений, выгрузка в CRM. Масштаб для крупных закупок и тендеров: индивидуальные критерии, интеграции и приоритетная поддержка.
Стоимость считается под количество поставщиков и документов, поэтому фиксированного прайса на странице нет. Начинаем с демо на ваших реальных КП, чтобы единица счёта подбиралась под ваш поток, а не наоборот.
Если в связке участвует учётная система, слой обмена считается отдельно и обычно часами: подробности в статье про цену распознавания документов для 1С.