Цена обработки первичных документов считается от потока, и без трёх чисел её назвать нельзя: сколько документов приходит в месяц, сколько в них строк и насколько сильно месяц отличается от месяца. Всё остальное в расчёте вторично.
Это неудобный ответ, но он честнее вилки. В бухгалтерском потоке разброс между компаниями огромный: двести коротких счетов и две тысячи документов с построчной номенклатурой требуют разной обработки, хотя задача на словах одна.
Три числа, с которых начинается расчёт
Их можно собрать за час, не привлекая подрядчика, и дальше разговор пойдёт о деньгах, а не об ощущениях.
| Число | Где его взять | Как влияет на стоимость |
|---|---|---|
| Документов в месяц | Журнал регистрации или папка входящих за три любых месяца подряд | Главный множитель: от него зависит уровень подключения |
| Строк в документе | Десяток типичных документов, посчитать позиции руками | Определяет, сколько полей достаётся из одного документа |
| Разница между месяцами | Сравнить спокойный месяц с закрытием квартала | Решает, нужен ли запас по лимиту и что будет при его превышении |
| Типов документов | Что реально лежит в потоке: счета, КП, прайс-листы, письма | Каждый тип настраивается отдельно, это разовая часть сметы |
| Доля сканов и фото | Посмотреть, что приходит от поставщиков на почту | Чем хуже исходники, тем больше документов уходит на проверку человеку |
Три первых строки обязательны, две последние уточняют. Если подрядчик готов назвать сумму без них, скорее всего, он назовёт её ещё раз в процессе.
Самая частая ошибка расчёта: считать по среднему месяцу. Лимит выбирается по пиковому, иначе в конце квартала поток встанет ровно тогда, когда он нужнее всего.
Почему средняя цена за документ ничего не говорит
Счёт на две позиции и документ с номенклатурой на сорок строк это разный объём работы, а часто и разная цена. Из первого достаётся десяток значений, из второго несколько сотен.
Поэтому цифра «за документ» из чужого коммерческого предложения не переносится на ваш поток. Считать надо на своих документах: взять типичную пачку, посмотреть, что из неё достаётся, и умножить на месяц.
Единицы счёта у разных сервисов различаются сильнее, чем ставки: подробно это разобрано в статье про тарифы на распознавание документов.
Пик в конце периода
У бухгалтерского потока есть форма: он неровный. Конец месяца, закрытие квартала, годовая отчётность дают всплески, и именно в эти дни обработка нужна больше всего.
Отсюда два вопроса к любому тарифу. Первый: что происходит при выходе за лимит, доплата или остановка. Второй: с какой скоростью система разбирает большую пачку, потому что в пик важна не цена за документ, а срок.
Считать лимит по среднему и надеяться на понимание не стоит. Дешевле сразу взять уровень с запасом и пересмотреть его через квартал, когда появится своя статистика.
Что остаётся ручным и тоже стоит денег
Ни один сервис не убирает человека из процесса полностью, и в расчёте это надо учитывать честно.
- Спорные поля: система показывает, чего не поняла, а решение принимает сотрудник.
- Сверка в первые недели: пока не видно, на каких документах система уверена.
- Документы от новых поставщиков с непривычной формой.
- Всё, что не попадает в справочники: новая позиция, новый контрагент.
Полезно заложить эту долю в расчёт сразу. Экономия, посчитанная как «сто процентов ручной работы уходит», не сбывается никогда, а посчитанная как «из четырёх часов на пачку остаётся один» выглядит скромнее и оказывается правдой.
Что ещё встанет рядом с ценой обработки
Обработка документов это одна строка сметы, и обычно не единственная. Рядом с ней встают настройка под каждый тип документа, выгрузка результата туда, где он нужен, и сопровождение, когда поставщик поменял форму.
Разовые работы концентрируются в первом месяце, поэтому первый счёт почти всегда выше последующих. Просить разделить смету на разовую и регулярную часть стоит сразу: без этого нельзя посчитать, во что обойдётся год.
Отдельно уточняется хранение. История обработанных документов нужна для сверки и для разбора спорных случаев, и стоит заранее выяснить, сколько она хранится и входит ли это в подключение.
Какие документы читает IntDoc
IntDoc работает с PDF, сканами, фотографиями с телефона, документами Word и Excel, письмами, прайс-листами, счетами и коммерческими предложениями. Из документа построчно достаются цена и валюта, срок поставки, наличие, номенклатура, условия оплаты, гарантия, реквизиты поставщика и скидки.
Если в вашем потоке есть типы, которых в этом списке нет, правильный порядок такой: прислать несколько реальных документов и посмотреть на результат, а не спорить о возможностях заранее. Демо для этого и нужно.
Результат выгружается в Excel, в CRM и в Битрикс24. Отдельный слой работ, если данные должны уехать в учётную систему, считается своим счётом: разбор в статье про цену распознавания документов для 1С.
Как посчитать выгоду, чтобы в неё поверили
В часах, а не в процентах. Возьмите пачку из тридцати типичных документов и засеките, сколько времени уходит на неё сейчас: от открытия письма до строки в таблице.
Затем прогоните ту же пачку через демо и засеките остаток: проверку спорных полей и правки. Разница между двумя числами, умноженная на месячный поток и на стоимость часа сотрудника, и есть та сумма, с которой сравнивается подключение.
Такой расчёт защищается перед финансовым директором, потому что в нём нет ни одной цифры из чужой презентации. Общий состав расходов, которые встанут рядом с этой суммой, разобран в статье цены на распознавание документов.
С чего начать расчёт
С одного типа документа и одного месяца. Самый частый и самый однотипный поток даст настоящие числа быстрее, чем попытка охватить всю первичку сразу.
У нас для этого сделан уровень Старт: первое подключение, небольшой поток, сравнение по базовым полям и выгрузка в Excel. Когда объём становится понятным и регулярным, подключение пересчитывается под него.