Комплексную автоматизацию бизнес-процессов строят на одной системе-основе, к которой подключают остальные. Основа бывает четырёх классов: CRM-платформа, ERP, учётная система и конструктор процессов. Мы основой ставим CRM Битрикс24, а 1С и ERP связываем с ней.
Зачем вообще собирать процессы вокруг одной системы и когда это нужно, разобрано в статье про комплексную автоматизацию бизнеса. Здесь другой вопрос: на чём её строить.
Что такое система комплексной автоматизации
Это программа, в которой идут процессы нескольких отделов и лежат их общие данные. Продажи, бухгалтерия и руководитель видят одного и того же клиента, а не каждый свою копию.
Признак простой: процесс начинается и заканчивается в системе. Пришла заявка, менеджер провёл сделку, бухгалтерия выставила счёт, руководитель увидел оплату в отчёте, и никто не переносил цифры между программами.
Одна система всё не закрывает почти никогда. Поэтому выбор сводится к двум вопросам: что поставить в центр и как подключить к нему остальное.
Классы систем
| Класс | Что в нём живёт | Где силён | Где упирается |
|---|---|---|---|
| CRM-платформа | Клиенты, сделки, задачи, звонки, переписка, процессы между отделами | Продажи, сервис, согласования, ежедневная работа сотрудников | Бухгалтерский и складской учёт |
| ERP | Производство, снабжение, склад, планирование ресурсов | Компании с производством и длинной цепочкой поставок | Работа с клиентом и переписка |
| Учётная система | Бухгалтерия, документы, остатки, номенклатура | Учёт и отчётность | Воронка продаж, задачи, общение с клиентом |
| Конструктор процессов | Отдельные сценарии, которые собирают сами | Быстрый старт одного процесса | Разрастается в набор несвязанных сценариев |
Классы не спорят, а делят работу. Основой берут ту систему, через которую проходит больше всего ежедневных действий сотрудников.
Почему в центре CRM
Почти любой процесс в компании начинается с клиента: заявка, звонок, сделка, договор, оплата, повторная продажа. Всё это живёт в CRM. Учётная система получает уже результат: счёт, отгрузку, акт.
Поэтому фундамент всех наших решений CRM Битрикс24. В ней мы настраиваем бизнес-процессы и роботов: система сама двигает сделку по стадиям, ставит задачи и напоминает о них.
Для того, что не похоже на сделку, есть смарт-процессы. Это своя сущность в CRM со своими стадиями. У Перформии на них работают рассрочки, дебиторка и кредиторка, и финансы живут в той же системе, что продажи.
Если у вас производство и ERP уже стоит, её не меняют. Как CRM и ERP делят роли, описано в статье ERP автоматизация бизнеса.
Что пристраивают к основе
К CRM подключают то, без чего процесс рвётся. Чаще всего это:
- 1С и ERP: номенклатура, счета, отгрузки и остатки ходят между системами без ручного переноса;
- телефония и почта: звонки и письма привязаны к карточке клиента;
- мессенджеры: WhatsApp, Telegram, MAX, ВКонтакте и Авито через Wazzup или ChatApp, переписка лежит в сделке;
- сайт: заявки с форм сразу попадают в воронку;
- AI-агенты: разбор почты, квалификация заявок, ответы во внерабочее время;
- документы поставщиков: IntDoc сравнивает предложения по цене, сроку и наличию и выгружает результат в Битрикс24;
- BI-дашборды: отчёты руководителю из общей базы.
Как настроить обмен, чтобы данные в системах не расходились, разобрано в статье интеграция и автоматизация бизнес-процессов.
Пример связки: у Unilin коробочный Битрикс24 стоит на сервере клиента и связан с 1С и ERP. Разъездные менеджеры ведут визиты, задачи и сделки с телефона, а руководство смотрит дашборды по рынку, торговым точкам, продуктам и компании.
Как выбрать систему комплексной автоматизации
Мы бы прошли по пяти вопросам.
- Где идёт больше ежедневной работы? С клиентами: основой ставьте CRM. В цехе и на складе: ERP.
- Что уже стоит и работает? Учётную систему, в которой ведётся бухгалтерия, ради автоматизации не меняют. Её подключают.
- Сколько юрлиц, отделов и валют? От этого зависит, нужна ли коробочная версия и предпроектное обследование. У СДЭК и Unilin коробка, глубоко доработанная под их процессы.
- Где будут лежать данные? Коробку ставят на ваш сервер. Все серверы, с которыми мы работаем, находятся в России.
- Кто будет развивать систему? Если своего специалиста нет, заранее решите, кто возьмёт её на сопровождение.
Ошибки при выборе основы
- Выбирать по списку функций. Функций у всех систем много. Важнее, где сотрудники проводят рабочий день.
- Менять работающую учётную систему ради продаж. Бухгалтерия перестраивается долго, а связка с CRM делается быстрее.
- Собирать процессы в конструкторе без общей базы. Через год у компании десятки сценариев, которые никто не помнит, и ни одного отчёта по клиенту целиком.
- Не решить, кто будет развивать систему. Процессы меняются каждые несколько месяцев, и система без хозяина отстаёт от них первой.
Когда основа выбрана, следующий вопрос уже про исполнителя и деньги. Что входит в работу и как она считается, смотрите на странице услуги автоматизации бизнес-процессов.