Автоматизация малого и среднего бизнеса на старте это одна CRM, куда сходятся заявки, клиенты и сделки, и несколько решений, которые не придётся ломать при росте. На 5–20 сотрудниках не нужен проект на полгода. Нужна база, на которой потом встанут второй отдел, второе юрлицо или склад, и ничего не придётся переносить.
Ниже по порядку: что настраиваем сразу, что закладываем на вырост и сколько это стоит.
Что автоматизировать на старте
Мы начинаем с того, что повторяется каждый день и влияет на деньги. Обычно это пять участков.
| Участок | Что настраиваем | Что меняется |
|---|---|---|
| Заявки | Сайт, телефония, почта и мессенджеры в одной воронке | Заявка не теряется в личном телефоне менеджера |
| Клиенты и сделки | Единая база, карточки, воронка продаж | Видно, кто на какой стадии и сколько денег в работе |
| Задачи и напоминания | Роботы ставят задачи и напоминают по сделкам | Менеджер не держит договорённости в голове |
| Счета и документы | Типовые документы формируются из сделки | Реквизиты не копируют руками |
| Роли и права | Роли, группы, права доступа | Каждый видит своё |
Телефонию подключаем через UIS, и звонок сразу привязан к карточке клиента. Мессенджеры подключаем через сервисы Wazzup и ChatApp: переписка в WhatsApp, Telegram и MAX попадает туда же. Как выбрать саму CRM под небольшую компанию, разобрано в статье CRM система для малого бизнеса.
Следом, когда продажи уже в системе, подключают согласования, счета и обмен с 1С, отчёты руководителю. Тогда становятся видны узкие места в других отделах: закупки, поддержка клиентов, документооборот. Их берут следующими, опираясь на цифры из той же CRM.
Что заложить на вырост
Есть решения, которые на старте почти ничего не стоят, а потом избавляют от переделки. Их мы закладываем сразу, даже если сейчас они кажутся лишними.
- Структура компании. Подразделения в портале заводим сразу, даже если отдел один. Второй отдел встанет рядом, а не поверх первого.
- Права по ролям, а не по людям. Новому сотруднику дают роль, и он сразу видит то, что нужно ему.
- Единые справочники клиентов. Поля контрагентов и контактов заполняются одинаково. Когда придёт время связать CRM с 1С, записи найдут пару по ключу, а не по названию.
- Связь с учётом. Если 1С уже есть, обмен можно не настраивать сразу. Но справочники товаров и контрагентов в CRM лучше сразу завести так же, как в 1С.
- Воронки под процесс. Появится вторая линия продаж: она станет отдельной воронкой, а не новыми стадиями в старой.
Когда в компании появятся несколько юрлиц или филиалов, задачи станут другими. Что меняется на этом этапе, мы разобрали в статье автоматизация среднего бизнеса. А если растут склад и закупки, пригодится материал про автоматизацию складского учёта.
Где не экономить
Три вещи, на которых экономить дороже, чем потратиться сразу:
- На описании процесса. До настройки выпишите повторяющиеся задачи и ответьте по каждой: сколько времени уходит в неделю, где ошибки и переделки, что мешает делать быстрее. Так становится видно, что автоматизировать первым. Подробнее в статье автоматизация бизнеса: с чего начать.
- На ответственном. У системы должен быть человек, который следит за ней и решает, что менять. Без него CRM живёт сама по себе, а сбой замечают по жалобам клиентов.
- На обучении. Вводное обучение команды входит в стандартную настройку. Если менеджеры не понимают, зачем им CRM, они продолжают вести клиентов в блокноте.
Сколько стоит старт
Минимальный проект у нас от 39 000 ₽. Стандартная настройка CRM стоит 97 500 ₽ и рассчитана на компанию до 20 пользователей. Базовый запуск занимает от 14 дней.
В стандартную настройку Битрикс24 входят профиль компании, пользователи, структура и подразделения, роли и права доступа, параметры безопасности, справочники CRM, поля контрагентов и контактов, карточки и воронка продаж, базовые уведомления и вводное обучение команды.
Отдельно оплачиваются лицензия Битрикс24, платные сторонние сервисы, сложные интеграции, перенос данных, расширенная аналитика и доработки под заказ. После запуска систему удобно держать на пакетах поддержки:
| Пакет | Цена | Час | Срок |
|---|---|---|---|
| 5 часов | 19 500 ₽ | 3 900 ₽ | 1 месяц |
| 10 часов | 37 050 ₽ | 3 705 ₽ | 1 месяц |
| 30 часов | 105 300 ₽ | 3 510 ₽ | 3 месяца |
Ошибки на старте
Пять ошибок, после которых CRM приходится переделывать:
- Автоматизировать всё сразу. Проект вязнет, команда устаёт, а результата нет ни на одном участке. Один процесс, доведённый до конца, полезнее десяти начатых.
- Купить программу до того, как описан процесс. Потом процесс подгоняют под настройки, а не настройки под процесс.
- Вести клиентов в двух местах. CRM и привычная таблица параллельно: через месяц непонятно, где правда. Таблицу лучше закрыть в день запуска.
- Перенести старую базу без чистки. Дубли клиентов и мёртвые сделки из таблицы переезжают в CRM и портят отчёты с первого дня. Перенос данных оплачивается отдельно, и чистку разумно сделать до него.
- Сэкономить на правах и структуре. На пяти сотрудниках это незаметно. На двадцати придётся перенастраивать доступы всем сразу.