«Корпоративный портал» в Битрикс24 это рабочее место для всей компании: структура и подразделения, задачи и проекты, общение, документы, звонки и почта, а CRM внутри одним из блоков. Так же называются коробочные редакции Битрикс24 от компании 1С-Битрикс, цифра в названии («Корпоративный портал 50», «100», «250», «500») означает число пользователей.
Ниже про то, что портал даёт компании. Как выбрать редакцию и лицензию под число сотрудников, мы разобрали отдельно в статье про лицензию корпоративного портала Битрикс24.
Что такое корпоративный портал
CRM отвечает на вопрос «что с клиентом». Портал отвечает ещё и на вопрос «что с работой»: кто в каком отделе, кто чем занят, где договорились и где лежит нужный документ.
Отдел продаж живёт в CRM, бухгалтерия и производство в своих программах, задачи в мессенджере, документы в почте. Портал собирает это в одно место, где у каждого сотрудника свой участок и свои права.
В обиходе корпоративным порталом называют и облачный Битрикс24, если в нём работает вся компания, а не только продажи. Путаницы тут бояться не надо: набор блоков похожий, разница в том, где стоит портал и как он лицензируется.
Поэтому Битрикс24 мы внедряем не как программу, а как рабочую систему: процессы, коммуникации, учёт, роли и аналитика в одном контуре.
Что внутри кроме CRM
| Блок | Что делает | Кто пользуется |
|---|---|---|
| Структура компании | Подразделения, руководители, кто кому подчиняется | Все: от неё строятся права и задачи |
| Задачи и проекты | Поручения со сроками, ответственными и контролем | Любой отдел, не только продажи |
| Общение | Чаты, обсуждения, новости компании | Все сотрудники |
| Документы | Файлы, шаблоны, согласования | Бухгалтерия, юристы, руководители |
| Телефония и почта | Звонки и письма привязаны к карточкам | Продажи и поддержка |
| Роли и доступы | Каждый видит своё | Администратор задаёт, работают все |
| Автоматизация | Система сама ставит задачи и напоминает | Руководители процессов |
| Аналитика | Отчёты и дашборды по продажам и процессам | Собственник и руководители |
Мобильное приложение даёт всё это с телефона. Разъездные менеджеры Unilin ведут визиты в торговые точки, задачи, сделки и отчёты прямо из него.
Кому портал нужнее, чем «просто CRM»
Если у вас отдел продаж и больше ничего не надо, хватит CRM. Чем узкая CRM отличается от рабочего портала и кому что подходит, разобрано в нашей статье Битрикс24 или amoCRM.
Портал нужнее, когда:
- в компании несколько отделов, и работа переходит из одного в другой: продажи, исполнение, финансы;
- несколько юрлиц или направлений, и руководителю нужна одна картина по всем;
- задачи сейчас живут в мессенджерах и теряются вместе с перепиской;
- документы собираются вручную из шаблонов в разных папках.
Самый наглядный пример у нас: Перформия, обучение и подбор персонала. Пять юрлиц, четыре валюты, две линии продаж, выпуск учебных групп и финансовый блок. Всё это теперь в одном портале, а не в разных программах.
Как выглядит обычный день в портале
Менеджер принимает звонок, и карточка клиента открывается сама: история сделок, письма, прошлые разговоры. Телефонию мы подключаем через UIS, почту и мессенджеры тоже ведём в карточки.
Сделка закрыта: портал ставит задачу отделу исполнения, бухгалтерия видит, что пора выставить счёт. Руководитель не собирает отчёт вручную, а открывает дашборд по продажам и процессам.
Сотрудник, который вышел в понедельник, сразу видит структуру компании, своих руководителей и свои задачи. Никто не пересылает ему ссылки в мессенджере и не объясняет, где лежат документы.
Чего портал не заменяет: учёт. Бухгалтерия остаётся в 1С, а портал обменивается с ней данными, чтобы менеджеры не переносили цифры руками.
Как портал связан с процессами
Портал работает, когда в нём отражены реальные процессы компании, а не просто заведены пользователи. Связь идёт через три вещи.
Структура. Подразделения и руководители заводятся первыми. От них зависит, кто кому ставит задачи и кто что видит.
Права. Роли и группы доступа задают, что видит менеджер, что руководитель отдела, что бухгалтер. Без них портал быстро превращается в общую свалку.
Смарт-процессы. Так в Битрикс24 называют свои сущности под процесс компании, который не укладывается в сделку. В Перформии через них идут рассрочки, дебиторка и кредиторка, документооборот через СБИС и 20 шаблонов документов для финслужбы.
Когда процессы описаны, портал начинает сам двигать работу: ставить задачи, напоминать о сроках, передавать сделку из продаж в исполнение.
И последнее: портал приживается, когда команду учат по ролям, а не общей лекцией. В Перформии мы так и сделали, а потом месяц сопровождали запуск, чтобы вопросы первых недель не копились.
С чего начать
Первым шагом решите, где будет жить портал: в облаке или на своём сервере. От этого зависят лицензия, сроки и то, кто будет следить за сервером. Сравнение по пунктам есть в статье про коробочный Битрикс24.
Дальше по порядку:
- Нарисовать структуру: отделы, руководители, кто с кем работает.
- Выбрать процессы, которые переезжают в портал первыми. Обычно это продажи и задачи.
- Посчитать пользователей и подобрать редакцию.
- Настроить портал и перевести команду.
Как переводят компанию на портал, по шагам и с обучением, мы описали в статье про внедрение портала Битрикс24.