Внедрение портала Битрикс24 это перевод в одну систему всей компании, а не только продаж. Задачи и процессы, коммуникации, документы, структура подразделений, роли и права собираются в общий контур, где каждый видит своё. CRM в таком проекте одна из частей.
Что такое корпоративный портал и чем он отличается от отдельной CRM, разобрано в статье Битрикс24 корпоративный портал. Здесь про то, как его внедряют, чтобы в нём работали все отделы.
Портал или только CRM
| Только CRM | Портал для всей компании | |
|---|---|---|
| Кто работает | Отдел продаж | Все подразделения |
| Что внутри | Клиенты, сделки, воронка | CRM плюс задачи, процессы, коммуникации, документы |
| Структура | Отдел и его руководитель | Вся оргструктура с подразделениями |
| Права | Роли продаж | Роли по всем отделам |
| Когда выбирать | Надо навести порядок в продажах | Работа передаётся между отделами и теряется на стыках |
Признаки, что пора в портал, видны без аудита. Задачи между отделами идут в мессенджере и теряются в ленте. Согласование счёта ждёт ответа в почте. Новый сотрудник неделю собирает доступы и не знает, кому писать. Если это про вас, одной CRM не хватит.
Если сейчас болит только продажа, начните с неё: как это устроено, разобрано в статье про внедрение CRM Битрикс24. Портал можно достроить следующим кругом, CRM в нём останется той же.
Что внедряют в портале
Портал собирается из шести блоков. Не каждой компании нужны все шесть сразу, и порядок выбирается под задачу.
- Процессы и задачи. Поручения, сроки и согласования живут в системе, а не в переписке.
- CRM и сделки. Клиенты и продажи, связанные с остальной работой компании.
- Телефония и почта. Звонки и письма привязаны к карточкам, мессенджеры приходят туда же.
- Роли и доступы. Каждый видит своё: бухгалтер не видит воронку, менеджер не видит чужие сделки.
- Аналитика. Отчёты и дашборды по продажам и процессам, то есть экраны с главными цифрами в графиках.
- Автоматизация. Система сама двигает сделки, ставит задачи и напоминает о сроках.
Начинать стоит с блока, где работа сейчас теряется заметнее всего. У одних это задачи между отделами, у других звонки и письма мимо карточек клиентов.
Документы в портале устроены по-разному. У Перформии, например, документооборот идёт через СБИС, и в портале собраны 20 шаблонов документов. Документооборот в Битрикс24 мы разбираем отдельно, в статье про документооборот Битрикс24.
Как переводят команду
Компания в портал переходит не по приказу, а по дорожной карте. Её готовят на предпроектном обследовании: изучаем, как отделы передают друг другу работу, где теряется информация и что запускать первым.
Дальше порядок такой:
- Профиль и структура. Реквизиты, подразделения, пользователи.
- Права. Роли и группы по отделам, параметры безопасности.
- Процессы. То, что отделы делают вместе: передача сделки в производство, согласование счёта, выдача доступа новому сотруднику.
- Каналы. Телефония, почта и мессенджеры подключаются к карточкам, чтобы переписка не уходила в личные телефоны.
- Обучение. Каждой группе её часть портала.
Старые таблицы и чаты по мере переезда лучше закрывать, а не держать параллельно. Два места для одной задачи значат, что в одном из них данные устарели, и никто не знает, в каком.
Люди не всегда работают за столом, и портал это учитывает. У Unilin разъездные менеджеры работают из мобильного приложения: визиты, задачи, сделки и отчёты в телефоне, а портал связан с 1С и ERP.
Подробнее о том, из каких этапов складывается проект, читайте в статье про внедрение Битрикс24.
Роли и структура
Структура в портале повторяет оргструктуру компании: подразделения, руководители, сотрудники. От неё зависят права, задачи и отчёты: руководитель отдела видит работу своих людей, директор видит всю компанию.
Чем сложнее компания, тем важнее этот слой. У Перформии в одном портале пять юрлиц, четыре валюты и две линии продаж, плюс финансовые смарт-процессы для рассрочек и дебиторки. Смарт-процесс это своя сущность в Битрикс24 со своими стадиями, похожая на сделку, но для другой задачи.
Права удобнее выдавать группами, а не каждому сотруднику руками. Новый человек получает доступы сразу, как только его добавили в отдел, а при переводе в другой отдел они меняются вместе с ним.
Как именно настраиваются права по объектам, разобрано в статье права доступа в Битрикс24.
Обучение
Вводное обучение команды входит в стандартную настройку. В портале для всей компании учить всех одинаково бессмысленно: бухгалтеру не нужна воронка, менеджеру не нужны согласования счетов. Поэтому учим по ролям.
У Перформии в конце проекта было обучение по ролям и месяц сопровождения запуска. Подробно в кейсе Перформии.
В первые недели полезно назначить в каждом отделе человека, к которому идут с вопросами про портал. Он же собирает, что неудобно, и это уходит в доработки первым списком.
После запуска приходят новые люди и открываются новые отделы. Подключение сотрудников и обучение нового отдела входят в пакеты сопровождения: от 5 часов за 19 500 ₽ в месяц.