Настройки портала Битрикс24 это всё, что касается компании целиком, а не отдельного раздела: профиль, структура отделов, пользователи и безопасность входа. Их делают первыми, до CRM и задач. Если портал открыть команде раньше, сотрудники зарегистрируются как попало, отделы соберутся сами по себе, а права потом придётся разбирать по одному человеку.
Это первый шаг большой работы. Что идёт за ним и в каком порядке, рассказываем в статье настройка Битрикс24.
Профиль компании
Профиль это название компании, логотип, реквизиты, валюта и часовой пояс. Звучит формально, но от этих полей зависит больше, чем кажется.
Часовой пояс решает, когда сработают напоминания и роботы. Если портал живёт по Москве, а отдел продаж в Новосибирске, задача «позвонить в 10 утра» придёт менеджеру в два часа дня. Для распределённых команд часовой пояс задаётся ещё и у каждого пользователя.
Валюта и реквизиты нужны CRM: из них собираются счета и коммерческие предложения, в валюте считаются суммы сделок. Если вы работаете в нескольких валютах или от нескольких юрлиц, это закладывается сразу. У Перформии база была настроена на пять юридических лиц и четыре валюты, и такие вещи проще собрать на старте, чем перестраивать на живых данных.
Сюда же относится рабочее время: рабочие дни, часы и праздники. По ним портал понимает, когда сотрудник на месте, а когда сообщение лучше придержать до утра.
Структура и подразделения
Структура компании в Битрикс24 это дерево отделов с руководителями. Её часто заполняют для галочки, а зря: на структуре держатся права. Правило «руководитель видит сделки своего отдела» работает только тогда, когда в портале правильно указано, кто в каком отделе и кто им руководит.
Собирать дерево лучше по тому, как устроена работа, а не по штатному расписанию. Если два менеджера формально в одном отделе, а клиентов ведут раздельно и руководители у них разные, в портале это два отдела. Подробно о том, как структура превращается в доступы, мы пишем в статье права доступа в Битрикс24.
Руководитель из структуры нужен не только для прав. Бизнес-процессы умеют отправлять документ на согласование «руководителю сотрудника», а отчёты собираются по отделам. Если у сотрудника в портале нет руководителя, согласование уходит в пустоту, а отчёт по отделу показывает не всех.
Пользователи
Сотрудников приглашают в портал по почте или по ссылке. Ссылку удобно раздать всем разом, но её стоит закрыть сразу после того, как команда зарегистрировалась: иначе в портал может попасть кто угодно, у кого она осталась в переписке.
Для подрядчиков и клиентов, которым нужен доступ к одной группе или проекту, есть внешние пользователи, экстранет. Они видят только то, куда их пригласили, и не попадают в структуру компании. Это лучше, чем заводить подрядчика обычным сотрудником и потом вспоминать, что он видит всю CRM.
Отдельный вопрос: что происходит, когда человек уходит. Учётная запись уволенного блокируется, но его сделки, задачи и файлы остаются в портале. До увольнения их нужно передать: назначить нового ответственного, иначе клиенты повиснут на человеке, которого уже нет.
Безопасность
Минимум, который мы ставим на любом портале: двухэтапная авторизация хотя бы для администраторов и руководителей, у которых доступ ко всей CRM. Пароля мало, когда в портале вся клиентская база. Двухэтапную авторизацию можно сделать обязательной для выбранных групп сотрудников.
Администраторов портала должно быть немного, по имени. Если администраторы все, никто не отвечает за настройки, и любое изменение можно сделать случайно. В зависимости от тарифа доступно и ограничение входа по IP-адресам: портал открывается только из офиса или через корпоративную сеть.
Продумайте заранее и потерянный телефон. Портал открыт в мобильном приложении, а в нём вся переписка с клиентами. В профиле сотрудника есть выход на всех устройствах: правило «потерял телефон, сразу пишешь администратору» стоит проговорить с командой до того, как это случится.
Если портал нужен как рабочая среда для всей компании, а не только для продаж, к этим настройкам добавляются группы, диск и коммуникации. Что даёт редакция Битрикс24 «Корпоративный портал», мы разбираем отдельно.
Чек-лист перед тем, как открыть портал команде
| Настройка | Что проверить | Готово, если |
|---|---|---|
| Профиль | Название, логотип, реквизиты, валюта | Счёт из CRM собирается с верными реквизитами |
| Часовой пояс | У портала и у сотрудников в других городах | Напоминание приходит в то время, на которое поставлено |
| Рабочее время | Дни, часы, праздники | Портал знает, когда у команды выходной |
| Структура | Отделы и руководители по реальной работе | У каждого сотрудника есть отдел и руководитель |
| Пользователи | Все приглашены, ссылка регистрации закрыта | В портале нет незнакомых учётных записей |
| Внешние | Подрядчики заведены через экстранет | Подрядчик видит только свою группу |
| Администраторы | Список по именам | Можно назвать, кто менял настройку |
| Вход | Двухэтапная авторизация для тех, кто видит всю базу | Без второго фактора руководитель не войдёт |
Профиль компании, пользователи до 20 человек, структура и подразделения, параметры безопасности входят у нас в стандартную настройку CRM за 97 500 ₽. Если портал уже работает и нужно подключить новых сотрудников или поправить структуру, это задачи поддержки по 3 900 ₽ в час или пакетом часов.