Права доступа в Битрикс24 задаются ролями. Роль описывает, что сотрудник может делать с каждым объектом CRM: видеть, создавать, менять, удалять, выгружать. И для каждого действия указывается охват: только свои записи, записи своего отдела, отдела с подотделами или все. Сотруднику или целому отделу назначают роль, и права работают без ручных исключений.
Отдельно от CRM права живут на диске, в задачах и в группах. Поэтому «настроить права» это всегда несколько настроек, и выстраивать их удобно от структуры компании.
Как устроены права
Охват «свой отдел» берётся из структуры компании в портале. Если отделы и руководители заведены неверно, роль будет работать неверно, как бы аккуратно её ни настроили. Поэтому права мы настраиваем после структуры, о которой рассказываем в статье настройки портала Битрикс24.
Логика простая: сначала решаем, какие роли есть в компании, потом для каждой роли выставляем доступ к объектам, потом назначаем роли людям и отделам. Сотрудник может получить несколько ролей, и тогда права складываются. Это удобно, но легко потерять контроль: через полгода никто не помнит, почему менеджер видит всю базу.
В задачах права устроены проще и ролей не требуют. Задачу видят постановщик, исполнитель, соисполнители и наблюдатели, а руководитель по структуре видит задачи своих подчинённых. Здесь структура снова решает всё: если сотрудник висит не в своём отделе, его задачи видит чужой руководитель.
Над всем этим стоят администраторы портала. У них доступ ко всем настройкам, и роли на них не действуют. Администраторов должно быть двое-трое, по именам.
Роли и группы
Типовой набор ролей для компании с отделом продаж выглядит так. Ваш набор будет другим, но начинать удобно с этой схемы.
| Роль | Видит | Меняет |
|---|---|---|
| Менеджер | Свои сделки, контакты и компании | Свои записи, без удаления и выгрузки |
| Руководитель отдела | Записи своего отдела и подотделов | Записи отдела, переназначение ответственного |
| Коммерческий директор | Все записи CRM | Всё, кроме настроек CRM |
| Бухгалтерия | Сделки на стадиях счёта и оплаты, реквизиты | Поля оплаты и документов |
| Маркетинг | Лиды и источники | Лиды, без доступа к суммам сделок |
| Администратор CRM | Всё | Поля, стадии, справочники, роли |
Группы и проекты в Битрикс24 живут по своим правилам. У группы есть владелец, модераторы и участники, и права внутри группы задаются в ней самой. Внешних подрядчиков удобно держать именно там: они видят задачи и файлы своей группы и ничего больше.
Права в CRM
В CRM права выставляются по каждому объекту отдельно: лиды, сделки, контакты, компании, счета и предложения. Это даёт гибкость. Можно открыть менеджеру все контакты, чтобы он видел, что клиент уже работает с коллегой, и при этом показывать ему только свои сделки.
Если воронок несколько, права можно разделить и по ним: отдел оптовых продаж не видит розничную воронку. А внутри воронки доступ ограничивается до отдельных стадий. Так бухгалтерия видит сделку только тогда, когда она дошла до счёта.
Две галочки стоит проверять отдельно. Выгрузка: право выгрузить базу в файл получают немногие, иначе клиентская база уходит вместе с менеджером. И доступ к настройкам CRM: если его получили все, поля и стадии начинают меняться без вашего ведома. Что именно там настраивают, мы разбираем в статье настройки CRM Битрикс24, а из чего вообще состоит CRM Битрикс24 и как в ней связаны сущности, рассказываем отдельно.
Права на диске
На диске три уровня: чтение, редактирование и полный доступ, когда можно ещё и удалять и раздавать права дальше. Права задаются на папку и наследуются вложенными папками.
Диск в портале бывает трёх видов: общий диск компании, диск группы и личный диск сотрудника. Договоры и шаблоны лучше держать на общем диске в папке с понятными правами, а не в личном диске того, кто их когда-то загрузил. Иначе после его ухода документы придётся искать.
Внешние ссылки на файлы, по которым документ открывается без входа в портал, стоит держать под контролем. Удобно отправить клиенту файл ссылкой, но такая ссылка живёт, пока её не отключат.
Типичные ошибки
- Всем всё. Права не настраивали, и любой менеджер видит и выгружает всю базу.
- Роли собраны под людей, а не под должности: «роль Ивана», «роль Марии». При первом же найме схема разваливается.
- Структура не совпадает с реальной работой, и охват «свой отдел» показывает не тех.
- Несколько ролей на одного человека, и никто не помнит, откуда у него доступ.
- Права меняли точечно, по просьбам, и никто не записал, что было до.
Лечится всё это одинаково: схема ролей записывается в одну таблицу, роль на должность, и любое изменение прав сначала попадает туда. Тогда через год можно ответить, кто что видит и почему.
Права влияют и на уведомления: если руководителю приходят сообщения по чужому отделу, искать причину стоит в ролях. Об этом в статье настройки уведомлений в Битрикс24. А общий порядок, в котором права стоят после структуры и до CRM, описан в статье настройка Битрикс24.
Роли, группы и права доступа входят у нас в стандартную настройку CRM. В работающем портале правка ролей, групп и логики доступа и подключение новых сотрудников идут в рамках поддержки Битрикс24: 5 часов за 19 500 ₽, 10 часов за 37 050 ₽.