Руководителю отдела продаж в Битрикс24 хватает пяти отчётов: воронка, менеджеры, источники заявок, план-факт и причины проигрыша. Все пять собираются из данных CRM и обновляются сами, если менеджеры работают в портале. Остальное либо производное от них, либо вопрос не к отделу продаж.
Обзор всех видов отчётов портала, включая рабочие и по задачам, мы сделали в статье отчёт Битрикс24. Здесь только продажи.
Какие отчёты нужны руководителю продаж
Каждый отчёт отвечает на свой вопрос. Если вопроса нет, отчёт не нужен, даже если он красивый.
| Отчёт | На какой вопрос отвечает | Из каких данных | Как часто смотреть |
|---|---|---|---|
| Воронка | Где теряются сделки и сколько денег на каждой стадии | Стадии и суммы сделок | Каждую неделю |
| Менеджеры | Кто сколько ведёт, закрывает и как работает с клиентом | Сделки, звонки, письма, задачи | Каждую неделю |
| Источники заявок | Откуда приходят клиенты и какие из них покупают | Поле «источник» в лиде или сделке | Раз в месяц |
| План-факт | Успевает ли отдел к цели месяца | План и выигранные сделки | Каждую неделю |
| Причины проигрыша | Почему клиенты не покупают | Причина при закрытии сделки | Раз в месяц |
Еженедельный ритм для первых двух не прихоть. За месяц зависшая сделка успевает остыть, а за неделю её ещё можно вытащить.
Отчёт по воронке продаж
Отчёт по воронке продаж в Битрикс24 показывает, сколько сделок стоит на каждой стадии, на какую сумму и сколько из них переходит дальше. Главное в нём не общее число, а переход между стадиями: где он резко проседает, там и проблема.
Например, после «Отправили КП» до «Переговоров» доходит заметно меньше сделок, чем раньше. Это повод открыть сделки на этой стадии и посмотреть, что с ними: КП не дошло, клиент молчит или менеджер не перезвонил.
Если воронок несколько, отчёт смотрят по каждой отдельно: у розницы и опта разные стадии и разная скорость. Как устроены стадии, несколько воронок и что делать с зависшими сделками, мы разобрали в статье про сделки CRM Битрикс24.
Отчёт по менеджерам
Отчёт по менеджерам сравнивает людей: сколько сделок у каждого в работе, сколько выиграно, на какую сумму, сколько звонков и писем за ними стоит. Последнее видно, когда к порталу подключена телефония Битрикс24 и почта: звонки и переписка ложатся в карточку и считаются вместе со сделками.
Одной цифрой менеджеров не сравнивают. Высокая выручка при малом числе сделок может значить одного крупного клиента, а много звонков без продаж может значить слабые заявки, а не слабого менеджера. Смотрите связку: сделки, активность, результат.
Отчёт показывает, кто проседает, но не показывает почему. Ответ лежит в самих разговорах, и это уже другая аналитика, про звонки.
Источники заявок и причины проигрыша
Отчёт по источникам строится на одном поле: откуда пришёл клиент. Если менеджер заполняет его через раз, отчёт показывает в основном «Другое». Поэтому источник лучше ставить автоматически: заявка с сайта, звонок, сообщение из мессенджера приходят в портал уже с ним.
Этот отчёт отвечает, откуда приходят заявки и продажи. Сколько стоил каждый канал и окупился ли он, показывает уже сквозная аналитика в Битрикс24: там к источнику добавляются расходы на рекламу и оплаты.
Причины проигрыша работают так же. Сделка закрывается с выбором причины из списка: дорого, ушли к другому, нет бюджета, не дозвонились. Через месяц видно, что повторяется, и это материал для скрипта, прайса или обучения.
Список причин держите коротким, пять-семь пунктов. Длинный превращается в «Прочее», и отчёт снова пустой. А раз в квартал пересматривайте сам список: причины, которые никто не выбирает, убирайте, новые добавляйте.
Отчёт сам, а не по пятницам
Хороший отчёт по продажам руководитель открывает сам, когда нужно, а не ждёт, пока его соберут. Для этого он должен строиться из данных портала, а не из таблицы, которую менеджер заполняет вечером.
Отсюда три правила. Первое: брать три-пять показателей, по которым вы правда принимаете решения, потому что дашборд на сорок графиков не читает никто. Второе: обязательные поля на стадиях, без которых сделка дальше не идёт. Третье: пару недель сверять отчёт с тем, что вы и так знаете об отделе.
Если цифры в отчёте расходятся с реальностью, дело почти всегда в данных, а не в отчёте. Что с этим делать, рассказываем в статье про CRM-аналитику Битрикс24.
План-факт держится на двух вещах: план заведён туда же, где лежат продажи, и менеджеры закрывают сделку в день оплаты. Если сделки переводят в «Успешно» пачкой в конце месяца, отчёт три недели показывает провал, а в последний день чудо.
Когда пяти отчётов мало и нужно видеть продажи вместе с оплатами из 1С и расходами на рекламу, это уже дашборд. Базовый набор дашбордов для отдела продаж на Битрикс24 обычно собирается за две-четыре недели, подробнее в статье BI-аналитика для бизнеса.
Какие показатели продаж вообще стоит считать и откуда брать для них данные, мы разобрали в статье про аналитику продаж.
Отчёты руководителя мы собираем в рамках внедрения Битрикс24 или отдельной работой: расширенная аналитика и дашборды считаются по часам, 3 900 ₽ в час или в пакете поддержки от 19 500 ₽ в месяц.