Аудит Битрикс24 это проверка работающего портала: как устроены воронки, карточки, права, роботы, бизнес-процессы, интеграции и отчёты и пользуется ли ими команда. Задача у него одна: найти, что мешает работать, и решить, что чинить первым.
Аудит портала у нас отдельная услуга, проводим его удалённо: вы даёте доступ, мы смотрим портал целиком. Стоимость назовём, когда посмотрим объём: портал на десять пользователей и одну воронку проверяется быстрее, чем коробка с интеграциями и десятком процессов.
Когда нужен аудит
Портал может годами работать «как-то». Аудит нужен в момент, когда это «как-то» начинает стоить денег. Типовые ситуации, с которыми к нам приходят:
- после обновления или чужих настроек что-то сломалось;
- сотрудники работают мимо CRM, и данные теряются;
- накопились доработки, но непонятно, с какой начать;
- штатного специалиста нет или он уволился, и никто не знает, как всё устроено;
- не настроена интеграция с 1С, телефонией, сайтом или мессенджерами;
- бизнес вырос, а портал остался прежним.
Отдельный признак: портал настроен «по шаблону». Стадии воронки стандартные, и сделки по ним никто не двигает. Поле «Источник» пустое. Руководитель смотрит цифры в таблице, а не в отчётах CRM. Права устроены как «все видят всё». Если узнали хотя бы два пункта, эффективность портала стоит проверить.
Эффективность здесь меряется не числом настроек, а тем, сколько работы команда делает в портале. Портал с десятком роботов, которыми никто не пользуется, работает хуже, чем простой, где все сделки живут в CRM. Поэтому аудит начинается с вопроса, где сейчас ведут клиентов на самом деле, и только потом переходит к настройкам.
Что проверяют
Смотрим по участкам. Справа симптом, по которому видно, что участок требует внимания.
| Участок | Что смотрим | Симптом проблемы |
|---|---|---|
| Воронки и стадии | Совпадают ли с реальным путём сделки | Сделки месяцами висят на одной стадии |
| Карточки и поля | Что заполняют, а что нет | Половина полей пустая, данные в комментариях |
| Права и роли | Кто что видит и меняет | Менеджеры видят чужие сделки или не видят нужное |
| Роботы и бизнес-процессы | Что работает, что падает, что дублирует | Ошибки в журнале, двойные задачи |
| Интеграции | 1С, телефония, почта, мессенджеры, сайт | Звонки и переписка не в карточке, дубли контрагентов |
| Отчёты | Откуда руководитель берёт цифры | Отчёты собираются в таблицах мимо CRM |
| Пользователи | Кто активен, у кого какие доступы | Уволенные с доступом, новые без прав |
Этот список не про идеальный портал. Он про то, что мешает работать сейчас, и отделяет поломки от пожеланий.
Аудит бизнес-процессов в портале
Бизнес-процессы смотрим отдельно: на них держатся согласования, и ломаются они тихо. Какие шаблоны есть, какие запускаются, какие висят незавершёнными, где в шаблон вписан сотрудник, который давно уволился.
Второй вопрос важнее первого: совпадает ли процесс в портале с тем, как люди работают на самом деле. Часто согласование в портале есть, а договор всё равно утверждают в мессенджере, потому что так быстрее. Тогда чинить нужно не шаблон, а маршрут.
Самые частые технические причины сбоев и что проверить самим, мы собрали в статье запуск бизнес-процесса Битрикс24. Если выясняется, что автоматизации в портале почти нет, полезно начать с того, что автоматизировать в Битрикс24 первым.
Что на выходе
После просмотра у вас на руках ответ на три вопроса:
- что чинить первым: поломки, которые мешают продажам или теряют данные, например зависшие процессы, сломанные интеграции, неверные права;
- что дорабатывать: изменения, которых портал сейчас не умеет, по порядку важности;
- сколько это займёт: объём в часах и пакет, который под него подходит, 5 часов за 19 500 ₽, 10 часов за 37 050 ₽ или 30 часов на три месяца за 105 300 ₽.
Список ваш: часть пунктов команда исправит сама, часть можно отдать нам. Иногда самое дорогое в списке то, чем никто не пользуется. Воронку, которую обходят, дешевле перестроить под реальный путь сделки, чем каждый месяц заставлять менеджеров её заполнять.
Проверить часть пунктов можно и до разговора с нами, за полчаса. Отсортируйте сделки по дате последнего изменения: всё, что не двигалось месяц, и есть ваши зависшие стадии. Откройте список пользователей и найдите тех, кто давно не заходил. Спросите руководителя отдела, откуда он берёт цифры на планёрку. Если ответ «из своей таблицы», отчёты портала не работают.
Что дальше
Дальше путь зависит от того, что нашлось.
- Поломки и мелкие правки закрываются пакетом поддержки Битрикс24, официально, по договору.
- Изменения под новые процессы это доработка Битрикс24, её оцениваем в часах по каждой задаче.
- Если задач набирается на месяцы вперёд, удобнее сопровождение Битрикс24 с планом развития портала.
Бывает, что портал проще собрать заново: компания выросла до нескольких подразделений со сложной логикой, и старая структура только мешает. Тогда начинаем с предпроектного обследования. Это другой формат: изучаем бизнес-логику, описываем процессы и точки взаимодействия, проектируем архитектуру CRM и готовим объём работ с дорожной картой. Как он устроен, читайте в статье внедрение Битрикс24.