Бизнес-процесс в Битрикс24 запускается тремя способами: вручную из карточки, автоматически при создании или изменении записи и роботом на нужной стадии сделки. Ручной запуск и автозапуск задаются в настройках шаблона процесса, запуск роботом настраивается в воронке.
Если процесс не стартует, первым делом проверяют три вещи: есть ли у сотрудника права на запуск, выполняется ли условие автозапуска и не вписан ли в шаблон человек, который уже уволился.
Что такое бизнес-процесс
Бизнес-процесс это сценарий из шагов: выдать задание, проверить условие, отправить уведомление, изменить поле, подождать. Сценарий хранится в шаблоне, а запускается для конкретной записи: сделки, документа, элемента смарт-процесса.
От робота он отличается длиной. Робот делает одно действие на стадии, процесс ведёт цепочку с людьми и развилками: согласовать, отклонить, вернуть на доработку. Где хватит роботов, а где нужен процесс, разобрано в статье автоматизация бизнеса в Битрикс24.
Процессы запускают и для своих сущностей. Если рассрочки или договоры у вас ведутся отдельным разделом CRM, процесс стартует прямо из их карточки, подробно об этом в статье смарт-процессы в Битрикс24.
Как запустить: вручную, по событию, роботом
У каждого способа своя ловушка, поэтому выбирать стоит заранее, а не по ходу.
| Способ | Как включается | Когда подходит | Чем рискует |
|---|---|---|---|
| Вручную | Кнопка бизнес-процессов в карточке, выбор шаблона | Согласование по требованию: скидка, нестандартный договор | Про запуск забывают |
| Автоматически при создании | Автозапуск «при добавлении» в шаблоне | Каждая новая запись проходит одни и те же шаги | Срабатывает и на дублях, и на тестовых записях |
| Автоматически при изменении | Автозапуск «при изменении» в шаблоне | Реакция на правку конкретного поля | Запускается на каждое сохранение карточки и плодит копии |
| Роботом на стадии | Робот запуска бизнес-процесса в воронке | Процесс привязан к этапу сделки | Сделку вернули на стадию, и процесс пошёл второй раз |
Ещё есть процессы в ленте: заявка на отпуск, командировку или оплату счёта. Их запускает сам сотрудник, и к сделкам они не привязаны.
Простое правило: если процесс должен пройти каждая запись, ставят автозапуск или робота, но не оба сразу. Если процесс нужен по ситуации, оставляют ручной запуск и учат команду, где кнопка.
Описать до настройки
Процесс, собранный сразу в редакторе, почти всегда переделывают. Пять вопросов, на которые стоит ответить на бумаге:
- Что его запускает. Человек, событие или стадия сделки.
- Кто участвует. Роли, а не фамилии: «юрист», «руководитель отдела».
- Какие решения возможны. Утвердить, отклонить, вернуть с комментарием.
- Что при отказе. Кому уходит запись и в каком статусе.
- Сроки. Сколько ждать решения и что делать, если его нет.
Как это выглядит на деле. Согласование скидки: запускает робот, когда менеджер ставит в сделке скидку выше порога. Участвует руководитель отдела, при его отсутствии заместитель. Решения два: утвердить или вернуть с комментарием. При возврате сделка остаётся на стадии, а менеджер получает задачу пересчитать предложение. На решение сутки, потом напоминание руководителю.
Такое описание помещается в полстраницы, и по нему процесс собирается за один заход. Без него в шаблоне обычно не хватает ветки «что при отказе», и запись застревает навсегда.
Типовой пример такого маршрута, согласование договора по ролям, разобран в статье документооборот в Битрикс24.
Почему не запускается
Одна из типовых заявок, с которыми к нам приходят в поддержку: «Не создаются сделки в CRM, нужна диагностика бизнес-процесса». Причину обычно ищут в шести местах.
| Симптом | Частая причина | Что проверить |
|---|---|---|
| Нет кнопки запуска или шаблона в списке | Нет прав на запуск, шаблон создан для другой сущности | Права шаблона, тип записи |
| Автозапуск не срабатывает | Не отмечен автозапуск, не выполнено условие | Настройки шаблона, значения полей в записи |
| Процесс стартовал и висит | Ждёт задания от сотрудника, который его не видит или уволился | Журнал процесса, активные задания |
| Процесс завершился с ошибкой | Пустое обязательное поле, удалённый пользователь или поле | Журнал ошибок процесса |
| Процесс идёт дважды | Включены и автозапуск, и робот | Оставить один способ запуска |
| Работал и перестал | Поменяли поле, стадию или тариф портала | Историю изменений, доступность процессов на тарифе |
Журнал процесса стоит открыть первым: там видно, на каком шаге всё остановилось. Зависший экземпляр можно остановить и запустить заново, но если шаблон с ошибкой, новый встанет на том же месте.
Когда звать поддержку
Сами справитесь, если причина в правах или в галочке автозапуска. Звать нас стоит, когда процесс влияет на продажи, как в примере со сделками, когда в журнале непонятная ошибка или когда процесс надо не починить, а переделать.
Починка процессов и автоматизаций входит в пакеты поддержки Битрикс24: 5 часов за 19 500 ₽, 10 часов за 37 050 ₽, 30 часов за 105 300 ₽. Мелкий вопрос занимает минуты, доработка процесса час или два.
Если процесс нужно перестроить под новую логику, это уже доработка Битрикс24. А если таких задач набирается несколько в месяц, удобнее перейти на сопровождение Битрикс24 с планом работ.