Документооборот в Битрикс24 собирается из трёх частей: шаблоны документов, которые заполняются из карточки сделки, маршруты согласования на бизнес-процессах и хранилище с версиями на Диске. Подписанными документами с контрагентами портал обменивается через оператора ЭДО, а счета и акты часто живут в 1С. Битрикс24 связывает всё это с клиентом и сделкой.
Отдельной кнопки «включить документооборот» в портале нет. Есть настройка: какие документы нужны, кто их согласует и куда они уходят дальше. Ниже по шагам, что делается внутри Битрикс24, а что через соседние системы.
Что умеет Битрикс24 с документами
Начнём с карты. Слева задача, которую решают с документами каждый день, справа то, чем она закрывается в портале.
| Задача | Чем закрывается в Битрикс24 | Что настроить |
|---|---|---|
| Сделать договор, счёт или акт из сделки | Шаблоны документов CRM | Файл шаблона и поля, которые в него подставляются |
| Согласовать договор с юристом и руководителем | Бизнес-процесс согласования | Маршрут, роли, сроки |
| Хранить версии и находить документ по клиенту | Диск и карточка CRM | Папки, права, привязку к сделке |
| Обменяться подписанными документами с контрагентом | Оператор ЭДО через интеграцию | Подключение и статусы в карточке |
| Выставить счёт и закрыть акт в учёте | Обмен с 1С | Что и в какую сторону синхронизируется |
Под запросом «модуль документооборота Битрикс24» обычно ищут именно этот набор. Одной галочкой его не включить, но и программиста он чаще всего не требует: почти всё собирается штатными настройками.
Шаблоны документов
Шаблон это файл Word с полями-подстановками: название компании, реквизиты, сумма, список товаров, дата. Менеджер нажимает «Документ» в карточке сделки, и портал собирает договор или счёт из того, что уже лежит в CRM. Готовый файл скачивают в PDF или отправляют клиенту ссылкой.
Шаблон работает ровно настолько, насколько аккуратно заполнена карточка. Если реквизиты менеджеры пишут в комментарий, а не в поля, в договор подставится пустота. Поэтому настройка шаблонов почти всегда начинается с полей карточки, а уже потом доходит до самого файла.
Шаблоны делают не только для сделок. Рассрочки, договоры или заявки, которые ведутся своей сущностью, тоже получают документы из карточки. Как устроены такие сущности, мы разобрали в статье смарт-процессы в Битрикс24.
Согласование по ролям
Согласование в портале собирается на бизнес-процессе. Документ уходит юристу, потом руководителю, у каждого своё задание и срок. Решения и комментарии остаются в истории: через месяц видно, кто и когда пропустил договор со скидкой.
Маршрут лучше строить на ролях, а не на фамилиях. «Юрист» и «руководитель отдела» переживут увольнение конкретного человека. Процесс, в который вписан Иван Петров, встанет в день, когда Иван уйдёт. Это одна из частых причин, почему согласование вдруг перестаёт работать, подробно о ней в статье запуск бизнес-процесса Битрикс24.
Что обычно согласуют первым: договоры с нестандартными условиями, скидки выше порога, счета поставщиков на оплату. Начинать удобнее с одного маршрута. На нём команда привыкает получать задания в портале, а не в мессенджере.
ЭДО и 1С
Электронный документооборот с контрагентами, с квалифицированной подписью и юридической силой, идёт через оператора ЭДО. Битрикс24 сам документы с контрагентом не подписывает. Портал подключают к оператору, и в карточке виден статус документа: отправлен, подписан, отклонён.
У Перформии обмен документами с контрагентами шёл через СБИС, а для финансовой службы мы собрали в Битрикс24 20 шаблонов документов. База в портале настроена на пять юридических лиц и четыре валюты. Как устроен весь проект, от продаж до выпуска учебных групп, смотрите в кейсе Перформии.
Счета, акты и отгрузки часто формируются в 1С. Тогда портал их не дублирует, а показывает менеджеру главное: оплата пришла, акт подписан, отгрузка ушла. Что именно гонять между системами и как не наплодить дублей контрагентов, разобрано в статье интеграции Битрикс24.
Простое правило для начала: документ, который вы отправляете клиенту, рождается в портале или в 1С, но статус его виден в карточке сделки. Менеджер не должен открывать три системы, чтобы ответить клиенту, где его акт.
Где нужен IntDoc
Битрикс24 хорошо справляется с документами, которые вы отправляете сами. С входящими сложнее. Коммерческие предложения поставщиков, счета и прайсы приходят в PDF, сканах и фотографиях, и портал их не читает: кто-то по-прежнему разбирает их руками.
Эту часть закрывает IntDoc. Он читает документы поставщиков, сравнивает предложения по цене, сроку и наличию и выгружает результат в Битрикс24. Как выстроить электронный документооборот целиком, от входящего документа до подписи, мы разобрали в статье автоматизация электронного документооборота.
Получается три зоны. Исходящие документы и согласование живут в портале. Подписание с контрагентом идёт через оператора ЭДО. Входящие от поставщиков разбирает IntDoc.
С чего начать
- Выпишите пять документов, которые ходят чаще всего. Обычно это договор, счёт, акт, коммерческое предложение и одно внутреннее согласование.
- Проверьте поля карточки. Всё, что подставляется в документ, должно лежать в полях, а не в комментариях.
- Соберите один маршрут согласования на ролях. Самый частый или самый рискованный по деньгам.
- Решите, где документ рождается. В портале, в 1С или у оператора ЭДО, и что из этого видно в сделке.
Документы обычно первая рутина, которую снимают с менеджеров, но не единственная. Что ещё в портале работает само, разобрано в статье автоматизация бизнеса в Битрикс24.