Смарт-процесс в Битрикс24 это свой тип записи в CRM, который вы создаёте сами. У него, как у сделки, есть карточка, поля, стадии, ответственный и роботы. Но описывает он не продажу, а то, что нужно вести именно вам: рассрочки, договоры, возвраты, заявки на ремонт.
Смарт-процесс нужен, когда рядом с CRM появилась таблица, в которой команда ведёт что-то своё. Таблица живёт отдельно от клиентов, напоминаний в ней нет, и про половину строк забывают. Смарт-процесс переносит её внутрь CRM.
Что такое смарт-процесс
В CRM Битрикс24 есть готовые сущности: лиды, сделки, контакты, компании. Из чего они состоят и как связаны, мы разобрали в статье CRM Битрикс24. Смарт-процесс добавляет к ним ещё одну, под вашу задачу.
Технически это пустой шаблон, в котором вы задаёте:
- название: «Рассрочки», «Договоры», «Заявки на возврат»;
- стадии: путь записи от создания до закрытия, можно несколько воронок;
- поля: всё, что нужно знать о записи, от суммы до даты следующего платежа;
- связи: к какому клиенту, компании или сделке привязана запись;
- права: кто видит и кто меняет;
- роботы: что происходит само на каждой стадии.
Получается полноценный раздел CRM, который выглядит и работает как сделки, только про ваше.
Смарт-процесс, сделка, бизнес-процесс
Три слова путают постоянно, хотя отвечают они на разные вопросы.
| Сделка | Смарт-процесс | Бизнес-процесс | |
|---|---|---|---|
| Что это | Готовая сущность CRM для продажи | Своя сущность CRM под любой объект учёта | Цепочка действий: согласовать, подписать, уведомить |
| Отвечает на вопрос | Что и кому мы продаём | Что ещё мы ведём, кроме продаж | Как документ или запись проходит по людям |
| Есть карточка и стадии | Да | Да | Нет, это сценарий, а не запись |
| Пример | Продажа курса | Рассрочка по этому курсу | Согласование скидки руководителем |
Простое правило: если у вещи есть жизнь со стадиями и её нужно видеть списком, это сущность. Сделка, если это продажа, смарт-процесс, если нет. Если нужно провести что-то по цепочке людей, это бизнес-процесс, и запускать его можно прямо из карточки смарт-процесса.
Как устроены стадии и роботы у сделок, читайте в статье сделки CRM Битрикс24. Как настроить и запустить бизнес-процесс, разобрано в статье запуск бизнес-процесса Битрикс24.
Примеры: рассрочки, дебиторка, заявки
Лучше всего смарт-процессы видны на живом проекте. У Перформии, компании по обучению и подбору персонала, продажи, выдача курсов и финансы велись в разных местах и во многом вручную. Мы собрали весь цикл в Битрикс24, и финансовый блок там построен на смарт-процессах.
- Рассрочки. Каждая рассрочка отдельная запись, привязанная к клиенту и сделке. Видно, кто платит по графику, а у кого платёж просрочен.
- Дебиторская задолженность. Кто и сколько должен компании, с напоминаниями ответственному.
- Кредиторская задолженность. Что и кому должна компания, чтобы платежи не терялись.
Рядом в том же проекте настроены две линии продаж, воронка выпуска учебных групп и документооборот через СБИС с 20 шаблонами документов для финслужбы. Весь проект занял 110 рабочих дней.
Другие задачи, под которые смарт-процесс просится сам: заявки на возврат или гарантийный ремонт, договоры с поставщиками со сроками продления, заявки на закупку внутри компании. Везде одно и то же: у записи есть стадии, ответственный и связь с клиентом.
Если ваша задача про товары и остатки, смарт-процесс обычно не нужен: остатки живут в учётной системе. Как связать склад в 1С со сделками, читайте в статье Битрикс24 склад.
Как создать смарт-процесс
Создать смарт-процесс в Битрикс24 можно самостоятельно, если у вас есть права администратора CRM. Порядок, в котором мы бы шли:
- Опишите запись на бумаге. Что это, откуда появляется, чем заканчивается, кто отвечает.
- Создайте тип. В настройках CRM есть раздел смарт-процессов: задайте название и включите нужное, например стадии и связь с компаниями.
- Настройте стадии. По тем же правилам, что у сделок: шаг со своим признаком завершения.
- Добавьте поля. Только те, по которым будет отчёт или следующее действие.
- Выдайте права. Кто видит все записи, кто только свои.
- Поставьте роботов. Напоминание о платеже, задача при просрочке, уведомление руководителю.
Первый смарт-процесс собирают за день. Дольше всего занимает шаг 1, и пропускать его нельзя: без описания на бумаге стадии придётся переделывать уже на живых данных.
Где смарт-процессы ломаются
- Смарт-процесс вместо сделки. Продажу завели отдельным смарт-процессом, и отчёты по продажам перестали её видеть. Продажа остаётся сделкой, смарт-процесс ведёт то, что вокруг неё.
- Нет связи с клиентом. Запись создали, но не привязали к компании или сделке. Через месяц в карточке клиента не видно его рассрочек и долгов, и смарт-процесс превращается в ту же таблицу, только внутри портала.
- Слишком много смарт-процессов. На каждую мелочь заводят отдельный тип, и сотрудник не знает, где что искать. Если два процесса отличаются только парой полей, это один процесс с двумя воронками.
Проверочный вопрос перед созданием: какую таблицу этот смарт-процесс заменит. Если таблицы нет и никто ничего не ведёт, смарт-процесс пока рано.
Смарт-процессы мы проектируем при внедрении Битрикс24. Если портал уже работает, это доработка по ставке 3 900 ₽ в час или в пакете поддержки.